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Su quale base si controlla
Il datore di lavoro controlla perché, come proprietario del veicolo, non può consentire che qualcuno guidi senza patente. Il trattamento dei dati a tal fine necessari è quindi indispensabile. Come base giuridica vengono citate soprattutto l’esecuzione del rapporto di lavoro (art. 6 par. 1 lett. b GDPR) e gli obblighi di legge. Quale base regga nel singolo caso dovrebbe stabilirlo il Suo responsabile della protezione dei dati.
Poiché i codici sulla patente possono indicare limitazioni di salute, ad esempio 01 per le lenti correttive, per questi dati valgono le regole più rigorose per le categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).
Che cosa dovrebbe registrare
- Nome del conducente e data del controllo
- Esito e persona che ha controllato
- Le categorie controllate e le relative date di scadenza
- Se necessario, il numero della patente, per riconoscere in seguito lo stesso documento
La fotocopia della patente contiene più di quanto serva alla prova. I garanti della protezione dei dati ritengono quindi di regola inammissibile una copia permanente. Una ripresa dal vivo, usata solo per la verifica e poi cancellata, è diversa da una copia nel fascicolo del personale.
Per quanto tempo conservare
Non esiste un termine fisso. I verbali dovrebbero essere disponibili finché deve poter dimostrare il controllo. Le foto, invece, dovrebbero essere cancellate il prima possibile, meglio subito dopo la decisione. Stabilisca i termini in un piano di cancellazione.
Controllo elettronico con fornitore di servizi
Se utilizza un software su Internet, il fornitore tratta i dati per Suo conto. A tal fine serve un contratto di trattamento dei dati, che comprende misure tecniche e organizzative come crittografia, diritti di accesso, registrazione e termini di cancellazione. Faccia inoltre attenzione a dove si trovano i server.
Se la Sua azienda ha un consiglio aziendale, ne parli presto in merito all’introduzione. Un software che rileva dati sui dipendenti può essere soggetto a codeterminazione.
Come FleetCred lo realizza
- Le foto vengono salvate in forma crittografata e cancellate dopo il termine da Lei impostato, su richiesta subito dopo la decisione.
- Il verbale contiene solo le indicazioni necessarie alla prova e viene sigillato.
- Il contratto di trattamento dei dati fa parte di ogni contratto ed è consultabile qui.
- I conducenti vengono informati prima della foto e vedono tramite il proprio link solo i propri documenti.
- Accesso in base ai ruoli, ogni accesso viene registrato, su richiesta con secondo fattore.
Maggiori informazioni su tecnica e hosting in Sicurezza e protezione dei dati.
Questo articolo offre una panoramica e non sostituisce una consulenza legale. Per il Suo caso specifico si rivolga all’ufficio legale, a un avvocato specializzato o alla Sua associazione.