Зміст
На якій підставі проводиться перевірка
Роботодавець проводить перевірку, бо як власник не може допускати, щоб хтось їхав без права керування. Тому обробка потрібних для цього даних є необхідною. Як правові підстави насамперед називають виконання трудових відносин (ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR) і правові обов’язки. Яка підстава діє в окремому випадку, має визначити ваш уповноважений із захисту даних.
Оскільки ключі в посвідченні водія можуть вказувати на обмеження за станом здоров’я, наприклад 01 для коригувальних окулярів, на ці дані поширюються суворіші правила для особливих категорій даних (ст. 9 GDPR).
Що слід фіксувати
- Ім’я водія та дата перевірки
- Результат і те, хто перевіряв
- Перевірені категорії та їхні строки дії
- За потреби номер посвідчення водія, щоб згодом упізнати той самий документ
Фотокопія посвідчення водія містить більше, ніж потрібно для підтвердження. Тому спеціалісти із захисту даних зазвичай вважають постійну копію недопустимою. Зйомка наживо, яка використовується лише для перевірки й потім видаляється, — це не те саме, що копія в особовій справі.
Як довго зберігати
Чіткого строку немає. Протоколи мають зберігатися стільки, скільки вам потрібно підтверджувати перевірку. Фото ж слід видаляти якомога раніше, найкраще одразу після рішення. Визначте строки в концепції видалення даних.
Електронна перевірка із залученням постачальника послуг
Якщо ви користуєтеся програмою в інтернеті, постачальник обробляє дані за вашим дорученням. Для цього потрібен договір про обробку даних за дорученням, до нього належать технічні й організаційні заходи, як-от шифрування, права доступу, ведення журналу та строки видалення. Крім того, зверніть увагу, де розташовані сервери.
Якщо на вашому підприємстві є рада працівників (Betriebsrat), обговоріть упровадження заздалегідь. Програма, що збирає дані про працівників, може підлягати співвизначенню з боку ради.
Як FleetCred це реалізує
- Фото зберігаються в зашифрованому вигляді й видаляються після встановленого вами строку, за бажанням одразу після рішення.
- Протокол містить лише ті дані, які потрібні для підтвердження, і пломбується.
- Договір про обробку даних за дорученням є частиною кожного договору, і його можна переглянути тут.
- Водіїв інформують перед фотографуванням, і за своїм посиланням вони бачать лише власні документи.
- Доступ за ролями, кожен вхід протоколюється, за бажанням з другим фактором.
Докладніше про техніку та хостинг у розділі Безпека та захист даних.
Ця стаття є оглядом і не замінює юридичної консультації. Щодо вашого окремого випадку зверніться, будь ласка, до свого юридичного відділу, адвоката-спеціаліста або вашої галузевої асоціації.