Veicoli, scadenze di revisione e assegnazione dei conducenti

Quali scadenze monitora FleetCred

Il promemoria arriva al responsabile del parco veicoli, per impostazione predefinita 60, 30, 14 e 7 giorni prima. È prevista al massimo una e-mail al giorno con tutti i veicoli, e ogni responsabile riceve solo i veicoli dei propri centri di costo. Le scadenze superate compaiono inoltre nel quadro generale e nel riepilogo settimanale.

Le proposte seguono i casi ordinari. Casi particolari come taxi, auto a noleggio senza conducente o ambulanze hanno scadenze proprie. La scadenza successiva può essere inserita a mano a ogni revisione.

Questo conducente può guidare questo veicolo?

Da tipo di veicolo, massa complessiva ammessa, posti passeggeri e velocità massima FleetCred determina la classe necessaria: B fino a 3,5 t, C1 fino a 7,5 t, oltre C. Con rimorchio oltre 750 kg diventano BE, C1E o CE; l'autoarticolato richiede CE. Gli autobus fino a 16 posti passeggeri e 8 m di lunghezza richiedono D1, quelli più grandi D. Per trattori e macchine operatrici in agricoltura e silvicoltura valgono, a seconda della velocità, le classi L o T. Vengono considerate anche le classi comprese secondo il § 6 FeV: CE, ad esempio, comprende T.

Per ogni conducente assegnato FleetCred verifica la classe con la relativa data di scadenza e se la patente in formato tessera è ancora valida. Per le classi camion e autobus si aggiunge la carta di qualificazione del conducente, per i veicoli per merci pericolose il certificato ADR e per i veicoli con tachigrafo digitale la carta del conducente. Se manca qualcosa, lo vede nel veicolo e nel conducente. Quando il conducente apre il controllo prima della partenza riceve un avviso, e Lei riceve un'e-mail.

La classe necessaria può essere impostata manualmente per ogni veicolo. Serve, ad esempio, per i furgoni con propulsione alternativa fino a 4,25 t che, a determinate condizioni, possono essere guidati con la classe B ai sensi del § 6 comma 3b FeV. Per i veicoli soggetti a un'esclusione dalla legge sulla qualificazione dei conducenti professionali (Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz) disattivi la verifica della carta di qualificazione del conducente.

Controllo prima della partenza e segnalazione dei danni

Nell'app per i conducenti il conducente controlla il proprio veicolo prima della partenza con una checklist adatta al veicolo e segnala difetti e danni con foto. Come funziona è spiegato in Controllo prima della partenza tramite app.

Gestione sinistri

Ogni sinistro riceve un numero di sinistro e un fascicolo: segnalazione con foto e schizzo dell'incidente, controparte e testimoni, causa, responsabilità e liquidazione, documenti come perizia, preventivo e fattura, tutti i costi con l'indicazione di chi li sostiene e uno storico. La denuncia di sinistro per l'assicurazione viene generata in PDF.

Coinvolge assicurazione, perito e officina tramite un link personale, senza account: vedono solo ciò che Lei condivide, caricano perizia, preventivo e fattura e comunicano lo stato di avanzamento. Quando l'officina carica un preventivo, si avvia l'autorizzazione alla riparazione: i controllori autorizzano fino a un importo stabilito da Lei, oltre questa soglia decidono gli amministratori.

Può segnalare un danno anche chi non ha l'app per i conducenti: un codice QR sul veicolo apre il modulo di segnalazione nel browser, in sette lingue. L'analisi dei sinistri mostra i danni per veicolo, causa e mese, i costi in base a chi li sostiene e la sinistralità in rapporto al premio assicurativo, evidenziando dove i sinistri si concentrano. Così può motivare misure come la formazione e arrivare preparato al colloquio con la Sua assicurazione.

Fatture in entrata con controllo automatico

Caricate fatture di officina, pneumatici, carburante e leasing come PDF o foto, le fatture elettroniche come XRechnung o ZUGFeRD. FleetCred legge i dati: per le fatture elettroniche dall'XML, altrimenti dal testo del PDF o con il riconoscimento del testo. Per ZUGFeRD, FleetCred confronta la vista PDF con l'XML, perché ai fini fiscali vale l'XML. Gli scontrini di rifornimento, ricarica e parcheggio li fotografano i vostri dipendenti nell'app per autisti.

Ogni fattura viene controllata: totali e imposta, dati obbligatori, fatture doppie, le coordinate bancarie rispetto alle fatture precedenti del fornitore, se carburante o corrente di ricarica corrispondono all'alimentazione del veicolo, il chilometraggio e, in caso di sinistro, l'autorizzazione alla riparazione. Se qualcosa non torna, i responsabili ricevono un'e-mail.

La targa sulla fattura la assegna al veicolo. L'approvazione avviene in due fasi: prima un verificatore conferma che la prestazione è corretta nel merito. Poi la fattura viene controllata nei calcoli, imputata a conto, centro di costo e fornitore e approvata per la registrazione – dai verificatori fino a un importo che stabilite voi, su richiesta secondo il principio dei quattro occhi. La vostra contabilità riceve un lotto di registrazioni DATEV con i documenti, un file Excel o CSV oppure la fattura con il foglio di imputazione via e-mail.

L'analisi dei costi mostra i costi di officina, energia e fissi per veicolo, il costo per chilometro, i consumi e il confronto tra i tipi di alimentazione.

Non ha tempo per la verifica? Con il servizio di verifica delle fatture i Suoi fornitori inviano le fatture a un indirizzo e-mail dedicato e il nostro team le controlla e le registra per Lei.

Alimentazione, tassazione dell'auto aziendale e quota GHG

Per ogni veicolo indicate il tipo di alimentazione. Da qui FleetCred mostra l'aliquota per l'uso privato dell'auto aziendale secondo la regola dell'1 %: 1 % per i motori a combustione, 0,5 % per gli ibridi plug-in che rispettano i requisiti di emissioni di CO2 o di autonomia elettrica, 0,25 % per le auto elettriche fino a un limite di prezzo che dipende dalla data di acquisto. Si aggiungono l'esenzione dalla tassa automobilistica per le auto elettriche e la quota GHG: FleetCred ricorda la richiesta prima del 15 novembre e registra stato e importo per veicolo e anno.

Le indicazioni su imposte e quota GHG sono un orientamento aggiornato a novembre 2026. Fa fede il calcolo dell'ufficio paghe e del consulente fiscale.

Car policy per le auto aziendali

Per le auto aziendali crea una car policy (regolamento delle auto aziendali). FleetCred fornisce un modello che Lei adatta e approva. Ciò che vale per il singolo veicolo è indicato nell'allegato del collaboratore: uso privato, regola dell'1 % o registro di marcia, compartecipazione ai costi, carta carburante, utilizzo da parte di familiari e all'estero, franchigia e altri accordi. Collega l'auto aziendale con una spunta nel veicolo o nel collaboratore.

Il collaboratore legge la car policy nell'app per i conducenti e firma con il dito. Ne risulta un PDF con firma, momento e somma di controllo, che può consultare in qualsiasi momento nell'app e che Lei scarica dalla scheda del collaboratore. Se approva una nuova versione o modifica l'allegato, FleetCred richiede una nuova firma. Il quadro generale mostra chi ha firmato e chi no.

Configurazione e prezzo

Gli elenchi di veicoli esistenti si importano da Excel, con anteprima prima del salvataggio. Colonne come „Kfz-Kennzeichen“, „TÜV“, „zGM“ o „UVV“ vengono riconosciute e tramite i numeri di matricola assegna subito i conducenti. I controllori con centro di costo vedono solo i propri veicoli; tutto può essere esportato in Excel.

Il modulo aggiuntivo viene addebitato per veicolo attivo al mese, in base al valore massimo del mese. I veicoli radiati o venduti li disattiva; restano conservati con il loro storico e non vengono fatturati. Richiedi un preventivo

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