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Auf welcher Grundlage kontrolliert wird
Der Arbeitgeber kontrolliert, weil er als Halter nicht zulassen darf, dass jemand ohne Fahrerlaubnis fährt. Die Verarbeitung der dafür nötigen Daten ist deshalb erforderlich. Als Rechtsgrundlage werden vor allem die Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und rechtliche Pflichten genannt. Welche Grundlage im Einzelfall trägt, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter festlegen.
Weil Schlüsselzahlen im Führerschein auf gesundheitliche Einschränkungen hinweisen können, etwa 01 für eine Sehhilfe, gelten für diese Angaben die strengeren Regeln für besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO).
Was Sie festhalten sollten
- Name des Fahrers und Datum der Kontrolle
- Ergebnis und wer geprüft hat
- Die geprüften Klassen und ihre Ablaufdaten
- Bei Bedarf die Führerscheinnummer, um später dasselbe Dokument wiederzuerkennen
Eine Fotokopie des Führerscheins enthält mehr, als der Nachweis braucht. Datenschützer halten eine dauerhafte Kopie deshalb in der Regel für unzulässig. Eine Live-Aufnahme, die nur für die Prüfung genutzt und danach gelöscht wird, ist etwas anderes als eine Kopie in der Personalakte.
Wie lange speichern
Eine feste Frist gibt es nicht. Die Protokolle sollten so lange vorliegen, wie Sie die Kontrolle belegen müssen. Fotos sollten dagegen so früh wie möglich gelöscht werden, am besten direkt nach der Entscheidung. Legen Sie die Fristen in einem Löschkonzept fest.
Elektronische Kontrolle mit Dienstleister
Nutzen Sie eine Software im Internet, verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig, dazu gehören technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Protokollierung und Löschfristen. Achten Sie außerdem darauf, wo die Server stehen.
Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, sprechen Sie die Einführung früh an. Eine Software, die Daten über Mitarbeiter erfasst, kann der Mitbestimmung unterliegen.
Wie FleetCred das umsetzt
- Fotos werden verschlüsselt gespeichert und nach der Frist gelöscht, die Sie einstellen, auf Wunsch direkt nach der Entscheidung.
- Das Protokoll enthält nur die Angaben, die für den Nachweis nötig sind, und wird versiegelt.
- Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil jedes Vertrags und hier einsehbar.
- Fahrer werden vor dem Foto informiert und sehen über ihren Link nur ihre eigenen Dokumente.
- Zugriff nach Rollen, jede Anmeldung wird protokolliert, auf Wunsch mit zweitem Faktor.
Mehr zu Technik und Hosting unter Sicherheit und Datenschutz.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Rechtsabteilung, einen Fachanwalt oder Ihren Verband.