Содержание
На каком основании проводится проверка
Работодатель проводит проверку, потому что как владелец он не вправе допускать, чтобы кто-то ездил без водительских прав. Обработка необходимых для этого данных поэтому необходима. В качестве правового основания называют прежде всего исполнение трудовых отношений (ст. 6 абз. 1 подп. b GDPR) и юридические обязанности. Какое основание подходит в конкретном случае, должен определить ваш уполномоченный по защите данных.
Поскольку кодовые числа в водительском удостоверении могут указывать на ограничения по состоянию здоровья, например 01 для коррекции зрения, к этим сведениям применяются более строгие правила для особых категорий данных (ст. 9 GDPR).
Что стоит фиксировать
- Имя водителя и дата проверки
- Результат и то, кто проверял
- Проверенные категории и сроки их действия
- При необходимости номер водительского удостоверения, чтобы позже узнать тот же документ
Фотокопия водительского удостоверения содержит больше, чем нужно для подтверждения. Специалисты по защите данных поэтому, как правило, считают постоянную копию недопустимой. Живая съёмка, которая используется только для проверки и затем удаляется, — это не то же самое, что копия в личном деле.
Как долго хранить
Твёрдого срока нет. Протоколы должны храниться столько, сколько вам нужно подтверждать проверку. Фото же следует удалять как можно раньше, лучше сразу после принятия решения. Установите сроки в концепции удаления данных.
Электронная проверка через поставщика услуг
Если вы используете программу в интернете, поставщик обрабатывает данные по вашему поручению. Для этого необходим договор об обработке данных по поручению, в него входят технические и организационные меры, такие как шифрование, права доступа, протоколирование и сроки удаления. Обратите внимание также на то, где находятся серверы.
Если на вашем предприятии есть совет работников (Betriebsrat), обсудите внедрение заранее. Программа, которая собирает данные о сотрудниках, может подлежать согласованию с представительством работников.
Как FleetCred это реализует
- Фото хранятся в зашифрованном виде и удаляются по истечении заданного вами срока, по желанию сразу после принятия решения.
- Протокол содержит только сведения, необходимые для подтверждения, и запечатывается.
- Договор об обработке данных по поручению входит в каждый договор, и его можно посмотреть здесь.
- Водителей информируют до съёмки, и по своей ссылке они видят только собственные документы.
- Доступ по ролям, каждый вход протоколируется, по желанию со вторым фактором.
Подробнее о технике и хостинге в разделе Безопасность и защита данных.
Эта статья даёт общий обзор и не заменяет юридическую консультацию. По вашему конкретному случаю обратитесь, пожалуйста, в вашу юридическую службу, к адвокату-специалисту или в ваше отраслевое объединение.