Spis treści
Na jakiej podstawie przeprowadza się kontrolę
Pracodawca kontroluje, ponieważ jako właściciel pojazdu nie może dopuścić, by ktoś prowadził pojazd bez uprawnień. Przetwarzanie niezbędnych do tego danych jest więc konieczne. Jako podstawę prawną wymienia się przede wszystkim wykonanie stosunku pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne. Jaka podstawa sprawdzi się w konkretnym przypadku, powinien ustalić Państwa inspektor ochrony danych.
Ponieważ kody w prawie jazdy mogą wskazywać na ograniczenia zdrowotne, na przykład 01 dla korekcji wzroku, do tych informacji stosuje się surowsze zasady dotyczące szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO).
Co warto zapisywać
- Imię i nazwisko kierowcy oraz data kontroli
- Wynik i osoba, która dokonała kontroli
- Sprawdzone kategorie i ich terminy ważności
- W razie potrzeby numer prawa jazdy, aby później rozpoznać ten sam dokument
Fotokopia prawa jazdy zawiera więcej, niż potrzeba do dowodu. Dlatego organy ochrony danych uważają trwałą kopię co do zasady za niedopuszczalną. Zdjęcie wykonane na żywo, używane tylko do kontroli, a potem usuwane, to coś innego niż kopia w aktach osobowych.
Jak długo przechowywać
Stały termin nie istnieje. Protokoły powinny być dostępne tak długo, jak długo muszą Państwo móc udokumentować kontrolę. Zdjęcia natomiast należy usuwać możliwie jak najwcześniej, najlepiej zaraz po podjęciu decyzji. Terminy proszę określić w koncepcji usuwania danych.
Kontrola elektroniczna z usługodawcą
Jeśli korzystają Państwo z oprogramowania w internecie, dostawca przetwarza dane w Państwa imieniu. Wymagana jest do tego umowa powierzenia przetwarzania danych, a do niej należą środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie, prawa dostępu, protokołowanie i terminy usuwania. Proszę zwrócić też uwagę, gdzie znajdują się serwery.
Jeśli w Państwa firmie działa rada zakładowa (Betriebsrat), proszę poruszyć kwestię wprowadzenia wcześnie. Oprogramowanie, które rejestruje dane o pracownikach, może podlegać współdecydowaniu.
Jak FleetCred to realizuje
- Zdjęcia są przechowywane w formie zaszyfrowanej i usuwane po upływie ustawionego przez Państwa terminu, na życzenie od razu po podjęciu decyzji.
- Protokół zawiera tylko dane potrzebne jako dowód i jest opatrzony pieczęcią.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych jest częścią każdej umowy i dostępna tutaj.
- Kierowcy są informowani przed zrobieniem zdjęcia, a przez swój link widzą tylko własne dokumenty.
- Dostęp według ról, każde logowanie jest protokołowane, na życzenie z drugim składnikiem.
Więcej o technice i hostingu na stronie Bezpieczeństwo i ochrona danych.
Artykuł ma charakter przeglądowy i nie zastępuje porady prawnej. W swojej indywidualnej sprawie proszę zwrócić się do działu prawnego, radcy prawnego lub adwokata specjalizującego się w tej dziedzinie albo do swojego stowarzyszenia.