İçindekiler
Kontrol hangi dayanakla yapılır
İşveren, araç sahibi olarak kimsenin ehliyetsiz araç kullanmasına izin veremeyeceği için kontrol eder. Bunun için gerekli verilerin işlenmesi bu nedenle zorunludur. Hukuki dayanak olarak özellikle iş ilişkisinin ifası (GDPR Madde 6 fıkra 1 bent b) ve yasal yükümlülükler gösterilir. Somut olayda hangi dayanağın geçerli olduğunu veri koruma görevliniz belirlemelidir.
Ehliyetteki anahtar numaraları sağlık kısıtlamalarına işaret edebileceği için, örneğin gözlük için 01, bu bilgiler için özel veri kategorilerine ilişkin daha sıkı kurallar geçerlidir (GDPR Madde 9).
Neleri kaydetmelisiniz
- Sürücünün adı ve kontrol tarihi
- Sonuç ve kontrolü yapan kişi
- Kontrol edilen sınıflar ve son kullanma tarihleri
- Gerekirse ehliyet numarası, aynı belgeyi daha sonra tanıyabilmek için
Ehliyetin fotokopisi, kanıt için gerekenden fazlasını içerir. Veri koruma uzmanları bu nedenle kalıcı bir kopyayı kural olarak geçersiz sayar. Yalnızca kontrol için kullanılıp sonra silinen canlı bir çekim, özlük dosyasındaki bir kopyadan farklı bir şeydir.
Ne kadar süre saklanır
Sabit bir süre yoktur. Protokoller, kontrolü kanıtlamanız gereken süre boyunca mevcut olmalıdır. Fotoğraflar ise mümkün olduğunca erken, en iyisi karardan hemen sonra silinmelidir. Süreleri bir silme konseptinde belirleyin.
Hizmet sağlayıcıyla elektronik kontrol
İnternet üzerinden bir yazılım kullanırsanız, sağlayıcı verileri sizin adınıza işler. Bunun için bir veri işleme sözleşmesi gerekir; buna şifreleme, erişim hakları, kayıt tutma ve silme süreleri gibi teknik ve organizasyonel önlemler dahildir. Ayrıca sunucuların nerede bulunduğuna da dikkat edin.
İşletmenizde bir işyeri temsilciliği (Betriebsrat) varsa, uygulamaya geçişi erkenden konuşun. Çalışanlara ilişkin veri toplayan bir yazılım, ortak karar hakkına tabi olabilir.
FleetCred bunu nasıl uygular
- Fotoğraflar şifreli olarak saklanır ve sizin belirlediğiniz sürenin ardından, isterseniz karardan hemen sonra silinir.
- Protokol yalnızca kanıt için gerekli bilgileri içerir ve mühürlenir.
- Veri işleme sözleşmesi her sözleşmenin parçasıdır ve burada görüntülenebilir.
- Sürücüler fotoğraftan önce bilgilendirilir ve bağlantıları üzerinden yalnızca kendi belgelerini görür.
- Erişim rollere göre verilir, her oturum açma kaydedilir, isteğe bağlı olarak ikinci faktörle.
Teknik ve barındırma hakkında daha fazlası için Güvenlik ve veri koruma sayfasına bakın.
Bu makale genel bir bakış sunar ve hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Kendi durumunuz için lütfen hukuk departmanınıza, bir uzman avukata veya birliğinize danışın.