Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich ist das Unternehmen, für das Sie fahren und das Sie zur Kontrolle eingeladen hat. Es entscheidet, welche Dokumente wann geprüft werden, wer die Ergebnisse sieht und wie lange Fotos aufbewahrt werden. Wir betreiben die Plattform in seinem Auftrag. Fragen und Anträge, zum Beispiel auf Auskunft oder Löschung, richten Sie bitte an das Unternehmen. Gehen solche Anfragen bei uns ein, leiten wir sie an das Unternehmen weiter.

Wozu die Kontrolle dient

Fahrzeughalter dürfen niemanden fahren lassen, der keine gültige Fahrerlaubnis hat (§ 21 StVG). Deshalb lassen sich Unternehmen den Führerschein regelmäßig zeigen. Je nach Tätigkeit kommen ADR-Bescheinigung (Gefahrgut), Fahrerqualifizierungsnachweis (FQN) und Fahrerkarte (Tachograph) hinzu.

Rechtsgrundlage beim Unternehmen sind in der Regel diese gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), im Übrigen das Beschäftigungsverhältnis oder berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Näheres teilt Ihnen das Unternehmen mit.

Welche Daten verarbeitet werden

• Stammdaten, die das Unternehmen pflegt: Name, Personalnummer, Kostenstelle, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Mobilnummer
• Angaben zu Ihren Dokumenten, zum Beispiel Führerscheinnummer, Klassen und Ablaufdaten, ADR-Nummer und -Umfang, FQN, Nummer und Ablauf der Fahrerkarte
• bei jeder Kontrolle: drei Fotos des Dokuments (Vorderseite, Vorderseite gekippt, Rückseite), die daraus gelesenen Angaben und der Abgleich mit den gespeicherten Daten, Ihre Erklärung mit Wortlaut und Zeitpunkt, die Zeitpunkte von Anfrage, Einreichung und Entscheidung und wer entschieden hat
• technische Angaben zur Aufnahme: Gerätetyp und Browser, IP-Adresse beim Absenden, ob das Foto automatisch ausgelöst wurde, ob das Handy-Licht an war und gemessene Bildwerte wie Schärfe und Farbschimmer beim Kippen
• Benachrichtigungen an Sie: Kanal, Zeitpunkt und Zustellstatus
• neue Dokumente, die Sie selbst in der Fahrer-App melden
• die Sprache, die Sie für Fahrer-App und Nachrichten gewählt haben
• nutzt das Unternehmen das Zusatzpaket Fahrzeuge: die Fahrzeuge, die Ihnen zugeordnet sind, und der Abgleich Ihrer Führerscheinklassen und Nachweise mit dem Fahrzeug, Ihre Abfahrtskontrollen und Ihre Schadensmeldungen (Einzelheiten im nächsten Abschnitt)

Führerscheine können Schlüsselzahlen mit Gesundheitsbezug enthalten, etwa 01 für eine Sehhilfe. Sie werden nur als Teil des Dokuments gelesen und gespeichert. Das Foto auf dem Dokument wird nicht biometrisch ausgewertet.

Fahrzeuge: Abfahrtskontrolle und Schadensmeldung

Nutzt das Unternehmen das Zusatzpaket Fahrzeuge, können Sie in der Fahrer-App vor der Fahrt eine Abfahrtskontrolle machen und Schäden melden. Halter und Unternehmer müssen dafür sorgen, dass nur betriebssichere Fahrzeuge fahren und Mängel gemeldet werden (§ 31 StVZO, DGUV Vorschrift 70). Rechtsgrundlage beim Unternehmen sind diese Pflichten und das Beschäftigungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

Bei einer Abfahrtskontrolle werden gespeichert: Zeitpunkt, Fahrzeug, Kilometer- oder Stundenstand, falls angegeben, das Ergebnis je Prüfpunkt, beschriebene Mängel mit Foto, ob das Fahrzeug fahrbereit ist, Ihre Bestätigung sowie Gerätetyp und Browser. Bei einer Schadensmeldung: Art, Beschreibung, Zeitpunkt, Ort, ob andere beteiligt waren, ob das Fahrzeug fahrbereit ist, und bis zu sechs Fotos. Fotos werden vor dem Hochladen verkleinert und neu gespeichert; Metadaten wie der Aufnahmeort (GPS) entfallen dabei. Sie werden verschlüsselt gespeichert.

Beim Öffnen der Abfahrtskontrolle gleicht FleetCred Ihre gespeicherten Führerscheinklassen, Ablaufdaten, ADR-Bescheinigung, Fahrerqualifizierungsnachweis und Fahrerkarte mit dem Fahrzeug ab. Fehlt danach eine Berechtigung, sehen Sie einen Hinweis und die Verantwortlichen des Unternehmens erhalten eine E-Mail. Eine Sperre des Fahrzeugs oder andere automatische Folgen gibt es nicht; was zu tun ist, entscheidet das Unternehmen. Mängel und Schadensmeldungen gehen ebenfalls per E-Mail an die Verantwortlichen.

Kamera und Fotos

Das Livebild der Kamera wird nur in Ihrem Browser ausgewertet: ob die Karte richtig im Rahmen liegt, ob das Bild scharf ist, ob die Rückseite fotografiert wird und ob das Hologramm beim Kippen farbig schimmert. Davon wird nichts übertragen. Übertragen werden nur die drei Fotos, die Sie bestätigen. Sie werden vorher auf den Kartenrahmen zugeschnitten und neu gespeichert; Metadaten wie der Aufnahmeort (GPS) entfallen dabei. Beim gekippten Foto schaltet die App das Handy-Licht ein, wenn das Gerät es erlaubt.

Auswertung und Entscheidung

Die Fotos werden auf unseren Servern ausgewertet, ohne externe Dienste: Eine Texterkennung liest die Angaben, die Plattform gleicht sie mit den gespeicherten Daten ab und gibt Hinweise, zum Beispiel auf eine Schwarz-Weiß-Kopie, ein unscharfes oder bereits verwendetes Foto, die Vorderseite statt der Rückseite oder den Farbschimmer des Hologramms. Direkt nach dem Foto der Vorderseite wird geprüft, ob Name und Dokumentart passen, damit Sie bei Bedarf gleich neu fotografieren können.

Über das Ergebnis entscheidet ein Prüfer des Unternehmens. Hat das Unternehmen die automatische Bestätigung eingeschaltet, wird eine Kontrolle nur dann ohne Prüfer bestätigt, wenn alle Angaben übereinstimmen und kein Hinweis vorliegt. Eine Ablehnung entscheidet immer ein Mensch.

Prüfprotokoll und Echtheitsnachweis

Nach der Entscheidung wird die Kontrolle versiegelt: Die Protokolldaten erhalten einen Zeitstempel und eine Prüfsumme, die mit dem vorherigen Protokoll des Unternehmens verkettet ist. So fallen spätere Änderungen auf. Das Prüfprotokoll (PDF) enthält einen QR-Code. Wer ihn aufruft, sieht nur Protokollnummer, Unternehmen, Ihre Initialen, Dokumentart, Ergebnis, Zeitpunkte und Prüfsumme – keine Fotos und keine Dokumentnummern.

Benachrichtigungen

Je nach Einstellung des Unternehmens erhalten Sie Anfragen und Erinnerungen per E-Mail, SMS, WhatsApp oder als Push-Nachricht der Fahrer-App. Die Nachrichten enthalten Ihren Namen, den Anlass und Ihren persönlichen Link.

• SMS und WhatsApp versenden wir über seven communications GmbH & Co. KG, Willestr. 4-6, 24103 Kiel. WhatsApp-Nachrichten werden über WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) zugestellt; Meta kann dabei Daten auch in den USA verarbeiten. Für die Nutzung von WhatsApp gelten zusätzlich dessen Datenschutzbestimmungen.
• Push-Nachrichten stellt der Push-Dienst Ihres Browsers bzw. Geräteherstellers zu, zum Beispiel Google, Apple oder Mozilla, auch über Server außerhalb der EU. Der Inhalt ist dabei verschlüsselt; der Dienst erhält nur die Geräteadresse und den Zeitpunkt. Push lässt sich in der Fahrer-App jederzeit abschalten.

Speicherdauer

Fotos werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und nach der Frist, die das Unternehmen festlegt, automatisch gelöscht – auf Wunsch des Unternehmens direkt nach der Entscheidung. Danach enthält das Protokoll nur noch Prüfsummen der Fotos. Die IP-Adresse beim Absenden wird nach 90 Tagen gelöscht. Verschlüsselte Datensicherungen werden nach 14 Tagen überschrieben.

Abfahrtskontrollen und erledigte Schadensmeldungen werden mit ihren Fotos nach der Frist gelöscht, die das Unternehmen festlegt (voreingestellt 24 Monate). Offene Meldungen bleiben bis zur Erledigung gespeichert.

Ergebnisse, Protokolle und Stammdaten bleiben gespeichert, solange das Unternehmen sie zum Nachweis seiner Kontrollen braucht. Löscht es Sie aus FleetCred, werden Ihre Daten, Kontrollen und Fotos entfernt. Übrig bleiben nur ein Glied der Prüfsummenkette ohne Namen und Inhalte, damit die übrigen Protokolle prüfbar bleiben, und im Aktivitätsprotokoll des Unternehmens der Vermerk, dass Daten zu Ihrer Personalnummer gelöscht wurden.

Ihre Rechte als Fahrerin oder Fahrer

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Bitte wenden Sie sich dafür an das Unternehmen; wir unterstützen es dabei. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.