Cuprins
Pe ce temei se efectuează verificarea
Angajatorul verifică, deoarece, în calitate de deținător, nu are voie să permită ca cineva să conducă fără permis. Prelucrarea datelor necesare în acest scop este, așadar, necesară. Ca temei juridic sunt menționate mai ales executarea raportului de muncă (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) și obligațiile legale. Care temei se aplică în cazul concret ar trebui stabilit de responsabilul dumneavoastră cu protecția datelor.
Deoarece codurile din permisul de conducere pot indica restricții de sănătate, de exemplu 01 pentru ochelari sau lentile, pentru aceste date se aplică regulile mai stricte privind categoriile speciale de date (art. 9 GDPR).
Ce ar trebui să consemnați
- Numele șoferului și data verificării
- Rezultatul și cine a verificat
- Categoriile verificate și datele lor de expirare
- La nevoie, numărul permisului de conducere, pentru a recunoaște ulterior același document
O fotocopie a permisului de conducere conține mai mult decât are nevoie dovada. Specialiștii în protecția datelor consideră, de aceea, de regulă inadmisibilă o copie permanentă. O fotografie făcută în direct, folosită doar pentru verificare și ștearsă după aceea, este altceva decât o copie în dosarul de personal.
Cât timp se stochează
Nu există un termen fix. Protocoalele ar trebui păstrate cât timp trebuie să puteți dovedi verificarea. Fotografiile, în schimb, ar trebui șterse cât mai devreme, de preferat imediat după decizie. Stabiliți termenele într-un concept de ștergere.
Verificarea electronică cu un furnizor de servicii
Dacă folosiți un software pe internet, furnizorul prelucrează datele în numele dumneavoastră. Pentru aceasta este necesar un contract de prelucrare a datelor, din care fac parte măsuri tehnice și organizatorice precum criptarea, drepturile de acces, jurnalizarea și termenele de ștergere. Fiți atenți și la locul unde se află serverele.
Dacă firma dumneavoastră are un consiliu de întreprindere (Betriebsrat), abordați introducerea din timp. Un software care înregistrează date despre angajați poate face obiectul codeciderii.
Cum aplică FleetCred acest lucru
- Fotografiile sunt stocate criptat și șterse după termenul pe care îl setați, la cerere imediat după decizie.
- Protocolul conține doar datele necesare pentru dovadă și este sigilat.
- Contractul de prelucrare a datelor face parte din fiecare contract și poate fi consultat aici.
- Șoferii sunt informați înainte de fotografie și văd, prin linkul lor, doar propriile documente.
- Acces pe roluri, fiecare autentificare este jurnalizată, la cerere cu al doilea factor.
Mai multe despre tehnică și găzduire la Securitate și protecția datelor.
Acest articol oferă o prezentare generală și nu înlocuiește consilierea juridică. Pentru cazul dumneavoastră concret, adresați-vă departamentului juridic, unui avocat specializat sau asociației dumneavoastră profesionale.