Indice
Come si svolge un ordine
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Creare progetto e ordine
In ufficio crea il progetto con cliente e cantiere, carica le planimetrie o l'offerta e stabilisce quali documenti possono vedere i collaboratori. Per ogni intervento crea un ordine di lavoro con data e collaboratori.
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In cantiere
Il montatore apre l'ordine nell'app, senza password, avvia la navigazione e fotografa lo stato dei luoghi. A fine intervento compila il rapportino: che cosa è stato fatto, chi era presente e da che ora a che ora, quante volte si è andati sul posto e quale materiale è stato installato. Inserisce anche i colleghi senza un'app propria, ad esempio l'apprendista.
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Firma
Il cliente vede il rapportino senza prezzi e firma con il dito. Se non c'è nessuno, il montatore chiude senza firma e indica il motivo. L'ufficio riceve un'e-mail.
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Controllare e fatturare
In ufficio vede i nuovi rapportini, integra i prezzi del materiale inserito a mano, le tariffe orarie e voci come lo smaltimento, li contrassegna come controllati e li esporta per il Suo programma di fatturazione. Dopo la fattura annota il numero di fattura.
Materiale dal commercio all'ingrosso
I grossisti di materiale elettrico, sanitario e di riscaldamento mettono a disposizione i dati degli articoli nel portale clienti per lo più come DATANORM, in un file ZIP con articoli, i Suoi prezzi e gruppi di sconto. Lo carica in FleetCred: testi, unità, unità di prezzo come «per 100 m», EAN, prezzi di listino e di acquisto vengono acquisiti. Alla successiva importazione FleetCred aggiorna i prezzi e nasconde gli articoli eliminati. FleetCred calcola il prezzo di vendita dal prezzo di listino o di acquisto con il Suo ricarico; per singoli articoli può impostare un prezzo fisso.
| File | Che cosa gestisce FleetCred |
|---|---|
| DATANORM.001 (articoli) | Numero articolo, testi brevi, unità, unità di prezzo, prezzo di listino, gruppo di sconto, gruppo merceologico, EAN |
| DATPREIS.001 (prezzi) | I Suoi prezzi netti o sconti per articolo |
| DATANORM.RAB (sconti) | Gruppi di sconto, da cui il prezzo di acquisto |
| Excel o CSV | elenchi propri con numero articolo, denominazione, unità, prezzi ed EAN; le colonne vengono riconosciute dal nome |
I collaboratori non vedono i prezzi. Cercano per denominazione, numero articolo o EAN; in cima compaiono gli articoli più installati nella Sua azienda.
FleetCred legge DATANORM 4.0. Non legge DATANORM 5, BMEcat né Open Masterdata. Chieda al Suo grossista DATANORM 4.0 oppure utilizzi un elenco Excel.
Nel Suo programma di fatturazione
Con il modulo aggiuntivo Fatturazione emette la fattura direttamente in FleetCred, come fattura elettronica in formato ZUGFeRD. Lì riprende con un clic i clienti da Ordini e rapportini. Se lavora con un altro programma di fatturazione, FleetCred fornisce le voci per farlo. L'esportazione contiene una riga per voce: rapportino, data, numero cliente, progetto, cantiere, tipo (testo, manodopera, trasferta, materiale), numero articolo, denominazione, quantità, unità, prezzo unitario e totale netti. La ottiene come file Excel o come CSV con il separatore e il simbolo decimale attesi dal Suo programma. Ogni rapportino è disponibile anche in PDF, per il cliente senza prezzi o per Lei con prezzi e foto.
Firma e prova
Con la firma il cliente conferma orario di lavoro e materiale. FleetCred la conserva cifrata con nome, momento e dispositivo e sigilla il contenuto del rapportino con una somma di controllo. Se in seguito qualcuno modifica ore, quantità o testo, FleetCred lo segnala. I prezzi e le voci integrati dall'ufficio non modificano il sigillo. Se occorre correggere qualcosa in un secondo momento, annulli la firma e il cliente firma di nuovo.
La firma sul cellulare è una firma elettronica. Ai sensi dell'art. 25 del Regolamento eIDAS, non possono essere negati a una firma gli effetti giuridici e l'ammissibilità come prova per il solo motivo che è in forma elettronica. Il valore probatorio in caso di controversia è valutato dal giudice.
Rapportino a ore secondo VOB/B
Se è stata concordata la VOB/B, i lavori in economia devono essere comunicati in anticipo e i rapportini a ore devono essere presentati, secondo gli usi, ogni giorno lavorativo o ogni settimana. Il committente li restituisce vistati al più tardi dopo sei giorni lavorativi; ciò che non restituisce entro il termine si considera riconosciuto (§ 15 comma 3 VOB/B). Con il rapportino nell'app, il foglio è disponibile lo stesso giorno, con data, orari e materiale. Il rapportino in PDF lo invia al committente oppure lo fa firmare direttamente sul posto.
Se un rapportino firmato costituisca anche il collaudo della Sua prestazione lo stabilisce il Suo contratto. Per il collaudo continui a utilizzare il Suo verbale di collaudo. Questa panoramica non sostituisce la consulenza legale.
Foto e protezione dei dati
FleetCred conserva le foto cifrate presso l'ordine, con momento e collaboratore; nel PDF finiscono quelle che seleziona. Su richiesta FleetCred elimina le foto dopo un termine, da Lei impostato, dalla chiusura del progetto. I dati di clienti e cantieri si trovano su server in Germania e sono visibili solo agli utenti della Sua azienda. I collaboratori vedono solo gli ordini a loro assegnati.
Domande frequenti
I collaboratori hanno bisogno di una password?
No. Ognuno riceve un link personale all'app via e-mail o SMS e la aggiunge sul cellulare. L'app è disponibile in sette lingue, tra cui polacco, rumeno e turco.
L'app funziona senza rete?
Per salvare, cercare e firmare l'app richiede una connessione a Internet. In un seminterrato senza campo, completi il rapportino dove il cellulare ha rete.
Più collaboratori possono lavorare allo stesso ordine?
Sì. Tutti i collaboratori assegnati vedono l'ordine, le foto e i rapportini. Uno compila il rapportino della giornata e inserisce i colleghi con i loro orari.
Si può usare anche senza catalogo materiali?
Sì. Senza catalogo i collaboratori inseriscono il materiale a mano e l'ufficio aggiunge i prezzi. Carichi il catalogo quando sarà pronto.
Chi può fare che cosa
Gli amministratori dell'azienda configurano materiale, tariffa oraria, ricarico ed esportazione. I revisori creano progetti e ordini, controllano i rapportini e li esportano. Gli utenti con accesso in sola lettura vedono progetti e rapportini, ma non modificano nulla.
Configurazione e prezzo
Il modulo viene attivato dall'amministratore della piattaforma; dopo l'attivazione, nell'area di gestione compaiono «Progetti» e «Rapportini» e nell'app dei collaboratori «Ordini». Il costo è calcolato per ogni collaboratore attivo e per mese. Richiedi un preventivo
Fonti