Indice
Come funziona il servizio
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Indirizzo e-mail dedicato
Dopo la sottoscrizione del servizio riceve un indirizzo e-mail riservato alla Sua azienda. Lo comunica ai Suoi fornitori come indirizzo di fatturazione. Le fatture che arrivano a Lei le inoltra semplicemente. Le ricevute di rifornimento le fotografano i Suoi conducenti come finora nell'app per i conducenti.
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Acquisizione
FleetCred acquisisce ogni fattura dall'e-mail: PDF, foto o fattura elettronica come XRechnung e ZUGFeRD. I dati vengono letti e la fattura compare nelle Sue fatture in entrata.
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Verifica
Il nostro team verifica se la prestazione corrisponde al veicolo e all'ordine, se prezzi, quantità e totali sono corretti e se i dati obbligatori sono completi. In questo modo emergono fatture doppie, coordinate bancarie modificate, carburante errato o un chilometraggio non plausibile.
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Chiarimento e approvazione
Ciò che non torna lo chiariamo con Lei o con il fornitore. Le fatture verificate le approva Lei per la registrazione e le trasmette come di consueto alla Sua contabilità, come lotto di registrazioni DATEV, file Excel o via e-mail.
Che cosa verifichiamo
| Verifica | A cosa prestiamo attenzione |
|---|---|
| Prestazione | La prestazione corrisponde al veicolo, al sinistro e all'autorizzazione? È stato fatturato ciò che era stato ordinato? |
| Prezzi e quantità | Tariffe orarie, ricambi, pneumatici e carburante a confronto con fatture precedenti e altri fornitori |
| Fattura | Totali, IVA, dati obbligatori, numero di fattura, per le fatture elettroniche il confronto tra PDF e XML |
| Fatture doppie | stesso numero, stesso importo o la stessa prestazione fatturata due volte |
| Coordinate bancarie | un IBAN diverso da quello delle fatture precedenti del fornitore, un tipico segnale di frode |
| Dati del veicolo | carburante o corrente di ricarica coerenti con l'alimentazione, chilometraggio e consumi plausibili |
Trasparenza e riduzione dei costi
Poiché ogni fattura è registrata con veicolo, centro di costo e categoria, vede i costi per veicolo, per chilometro e per tipo di alimentazione, suddivisi per officina, pneumatici, energia, leasing e assicurazione. Le segnaliamo le anomalie: veicoli con costi di officina insolitamente alti, officine con tariffe orarie elevate, consumi alti, carburante non adatto al veicolo o contratti che non convengono più. Inoltre proponiamo misure per ridurre i Suoi costi.
Verifichiamo le fatture per correttezza e plausibilità. La registrazione e la valutazione fiscale restano di competenza della Sua contabilità o del Suo consulente fiscale.
Protezione dei dati e accesso
Il team del servizio vede solo le fatture in entrata delle aziende che hanno sottoscritto il servizio, nessun dato dei dipendenti, controllo o piano dei turni. Ogni passaggio è riportato con nome e ora nello storico della fattura. I collaboratori sono vincolati alla riservatezza e operano secondo le Sue istruzioni, come disciplinato nel contratto di trattamento dei dati. Le e-mail non attribuibili a un'azienda FleetCred le conserva cifrate e le elimina dopo 30 giorni. Tutti i dati si trovano su server in Germania.
Domande frequenti
Mi serve il modulo aggiuntivo Veicoli?
Sì. Le fatture arrivano nelle fatture in entrata del modulo aggiuntivo Veicoli e lì vengono assegnate ai veicoli.
Possiamo continuare a caricare fatture noi stessi?
Sì. Caricamento, foto delle ricevute dall'app per i conducenti e indirizzo e-mail funzionano in parallelo. Tutto confluisce nelle stesse fatture in entrata.
Chi approva le fatture?
Di norma Lei. Il nostro team esegue una verifica preliminare e contrassegna la fattura come corretta nel merito. Se desidera che il nostro team approvi anche le fatture, stabilisce un importo massimo. Oltre tale importo approva personalmente.
Quanto costa il servizio?
Un prezzo base mensile e un importo per ogni fattura ricevuta nel mese. L'offerta esatta dipende dalle dimensioni del Suo parco veicoli.
Configurazione e prezzo
Il servizio fa parte del modulo aggiuntivo Veicoli e viene attivato su richiesta. Vengono addebitati un prezzo base al mese e un importo per ogni fattura ricevuta. Richiedi un preventivo