Inhalt
So läuft der Service
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Eigene E-Mail-Adresse
Nach der Buchung bekommen Sie eine E-Mail-Adresse nur für Ihre Firma. Die geben Sie Ihren Lieferanten als Rechnungsadresse. Rechnungen, die bei Ihnen ankommen, leiten Sie einfach weiter. Tankbelege fotografieren Ihre Fahrer wie bisher in der Fahrer-App.
- 2
Erfassen
FleetCred übernimmt jede Rechnung aus der E-Mail: PDF, Foto oder E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD. Die Daten werden ausgelesen, die Rechnung erscheint in Ihrem Rechnungseingang.
- 3
Prüfen
Unser Team prüft, ob die Leistung zum Fahrzeug und zum Auftrag passt, ob Preise, Mengen und Summen stimmen und ob die Pflichtangaben vollständig sind. Doppelte Rechnungen, eine geänderte Bankverbindung, falscher Kraftstoff oder ein unplausibler Kilometerstand fallen dabei auf.
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Klären und freigeben
Was nicht stimmt, klären wir mit Ihnen oder dem Lieferanten. Geprüfte Rechnungen geben Sie zur Buchung frei und übergeben sie wie gewohnt an Ihre Buchhaltung, als DATEV-Buchungsstapel, Excel-Datei oder per E-Mail.
Was wir prüfen
| Prüfung | Worauf wir achten |
|---|---|
| Leistung | Passt die Leistung zum Fahrzeug, zum Schaden und zur Freigabe? Wurde berechnet, was beauftragt war? |
| Preise und Mengen | Stundensätze, Teile, Reifen und Kraftstoff im Vergleich zu früheren Rechnungen und anderen Lieferanten |
| Rechnung | Summen, Umsatzsteuer, Pflichtangaben, Rechnungsnummer, bei E-Rechnungen der Abgleich von PDF und XML |
| Doppelte Rechnungen | gleiche Nummer, gleicher Betrag oder dieselbe Leistung zweimal berechnet |
| Bankverbindung | eine andere IBAN als bei früheren Rechnungen des Lieferanten, ein typisches Zeichen für Betrug |
| Fahrzeugdaten | Kraftstoff oder Ladestrom passend zur Antriebsart, Kilometerstand und Verbrauch plausibel |
Kostentransparenz und Kosten senken
Weil jede Rechnung mit Fahrzeug, Kostenstelle und Kategorie erfasst ist, sehen Sie die Kosten je Fahrzeug, je Kilometer und je Antriebsart, getrennt nach Werkstatt, Reifen, Energie, Leasing und Versicherung. Auffälligkeiten melden wir Ihnen: Fahrzeuge mit ungewöhnlich hohen Werkstattkosten, Werkstätten mit teuren Stundensätzen, hoher Verbrauch, Kraftstoff, der nicht zum Fahrzeug passt, oder Verträge, die sich nicht mehr lohnen. Dazu schlagen wir Maßnahmen vor, die Ihre Kosten senken.
Wir prüfen Rechnungen auf Richtigkeit und Plausibilität. Die Buchung und die steuerliche Beurteilung bleiben bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.
Datenschutz und Zugriff
Unser Service-Team sieht nur den Rechnungseingang der Firmen, die den Service gebucht haben, keine Mitarbeiterdaten, Kontrollen oder Dienstpläne. Jeder Schritt steht mit Name und Zeitpunkt im Verlauf der Rechnung. Die Mitarbeiter sind auf die Vertraulichkeit verpflichtet und arbeiten nach Ihren Weisungen, geregelt im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. E-Mails ohne Zuordnung zu einer Firma speichert FleetCred verschlüsselt und löscht sie nach 30 Tagen. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür das Zusatzpaket Fahrzeuge?
Ja. Die Rechnungen landen im Rechnungseingang des Zusatzpakets Fahrzeuge und werden dort den Fahrzeugen zugeordnet.
Können wir weiter selbst Rechnungen hochladen?
Ja. Hochladen, Belegfotos aus der Fahrer-App und die E-Mail-Adresse funktionieren nebeneinander. Alles landet im selben Rechnungseingang.
Wer gibt die Rechnungen frei?
Standardmäßig Sie. Unser Team prüft vor und markiert die Rechnung als sachlich richtig. Soll unser Team auch freigeben, legen Sie einen Höchstbetrag fest. Darüber geben Sie selbst frei.
Was kostet der Service?
Einen Grundpreis im Monat und einen Betrag je Rechnung, die im Monat eingeht. Das genaue Angebot richtet sich nach der Größe Ihres Fuhrparks.
Einrichtung und Preis
Der Service gehört zum Zusatzpaket Fahrzeuge und wird auf Wunsch freigeschaltet. Berechnet werden ein Grundpreis je Monat und ein Betrag je eingegangener Rechnung. Angebot anfordern