Spis treści
Jak przebiega usługa
- 1
Osobny adres e-mail
Po zamówieniu usługi otrzymują Państwo adres e-mail przeznaczony wyłącznie dla Państwa firmy. Podają go Państwo dostawcom jako adres do faktur. Faktury, które trafiają bezpośrednio do Państwa, po prostu przekazują Państwo dalej. Paragony za tankowanie kierowcy fotografują jak dotychczas w aplikacji dla kierowców.
- 2
Rejestracja
FleetCred przejmuje każdą fakturę z e-maila: PDF, zdjęcie lub e-fakturę w formacie XRechnung i ZUGFeRD. Dane są odczytywane, a faktura pojawia się w Państwa module faktur przychodzących.
- 3
Weryfikacja
Nasz zespół sprawdza, czy usługa pasuje do pojazdu i do zlecenia, czy ceny, ilości i sumy się zgadzają oraz czy obowiązkowe dane są kompletne. Przy tym wychodzą na jaw zdublowane faktury, zmienione dane bankowe, niewłaściwe paliwo lub nieprawdopodobny stan licznika.
- 4
Wyjaśnienie i zatwierdzenie
To, co się nie zgadza, wyjaśniamy z Państwem lub z dostawcą. Sprawdzone faktury zatwierdzają Państwo do zaksięgowania i przekazują jak dotychczas do księgowości, jako paczkę księgowań DATEV, plik Excel lub e-mailem.
Co sprawdzamy
| Kontrola | Na co zwracamy uwagę |
|---|---|
| Usługa | Czy usługa pasuje do pojazdu, do szkody i do zatwierdzenia? Czy rozliczono to, co zostało zlecone? |
| Ceny i ilości | Stawki godzinowe, części, opony i paliwo w porównaniu z wcześniejszymi fakturami i innymi dostawcami |
| Faktura | Sumy, VAT, obowiązkowe dane, numer faktury, przy e-fakturach porównanie PDF i XML |
| Zdublowane faktury | ten sam numer, ta sama kwota lub ta sama usługa rozliczona dwukrotnie |
| Dane bankowe | inny IBAN niż na wcześniejszych fakturach dostawcy, typowy sygnał oszustwa |
| Dane pojazdu | paliwo lub prąd do ładowania zgodne z rodzajem napędu, wiarygodny stan licznika i zużycie |
Przejrzystość i obniżanie kosztów
Ponieważ każda faktura jest rejestrowana z pojazdem, centrum kosztów i kategorią, widzą Państwo koszty na pojazd, na kilometr i na rodzaj napędu, z podziałem na warsztat, opony, energię, leasing i ubezpieczenie. Zgłaszamy Państwu nieprawidłowości: pojazdy z nietypowo wysokimi kosztami warsztatowymi, warsztaty z wysokimi stawkami godzinowymi, wysokie zużycie, paliwo niepasujące do pojazdu lub umowy, które przestały się opłacać. Do tego proponujemy działania, które obniżą Państwa koszty.
Sprawdzamy faktury pod kątem poprawności i wiarygodności. Księgowanie i ocena podatkowa pozostają w gestii Państwa księgowości lub doradcy podatkowego.
Ochrona danych i dostęp
Nasz zespół serwisowy widzi tylko faktury przychodzące firm, które zamówiły usługę, bez danych pracowników, kontroli ani grafików pracy. Każdy krok jest zapisywany w historii faktury z imieniem i nazwiskiem oraz czasem. Pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności i działają według Państwa poleceń, co reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych. E-maile, których nie można przypisać do żadnej firmy, FleetCred przechowuje w postaci zaszyfrowanej i usuwa po 30 dniach. Wszystkie dane znajdują się na serwerach w Niemczech.
Często zadawane pytania
Czy potrzebuję do tego pakietu dodatkowego Pojazdy?
Tak. Faktury trafiają do modułu faktur przychodzących w pakiecie dodatkowym Pojazdy i są tam przypisywane do pojazdów.
Czy nadal możemy sami przesyłać faktury?
Tak. Przesyłanie, zdjęcia paragonów z aplikacji dla kierowców i adres e-mail działają równolegle. Wszystko trafia do tego samego modułu faktur przychodzących.
Kto zatwierdza faktury?
Domyślnie Państwo. Nasz zespół przeprowadza wstępną weryfikację i oznacza fakturę jako merytorycznie poprawną. Jeśli nasz zespół ma także zatwierdzać faktury, ustalają Państwo kwotę maksymalną. Powyżej niej zatwierdzają Państwo sami.
Ile kosztuje usługa?
Opłata podstawowa miesięcznie i kwota za każdą fakturę, która wpłynie w danym miesiącu. Dokładna oferta zależy od wielkości Państwa floty.
Konfiguracja i cena
Usługa należy do pakietu dodatkowego Pojazdy i jest włączana na życzenie. Naliczana jest opłata podstawowa miesięcznie oraz kwota za każdą otrzymaną fakturę. Zapytaj o ofertę