Cuprins
Cum decurge serviciul
- 1
Adresă de e-mail dedicată
După rezervarea serviciului primiți o adresă de e-mail doar pentru firma dumneavoastră. Pe aceasta o comunicați furnizorilor ca adresă de facturare. Facturile care ajung la dumneavoastră le redirecționați pur și simplu. Bonurile de alimentare le fotografiază șoferii, ca până acum, în aplicația pentru șoferi.
- 2
Preluare
FleetCred preia fiecare factură din e-mail: PDF, fotografie sau factură electronică ca XRechnung și ZUGFeRD. Datele sunt extrase, iar factura apare în modulul dumneavoastră de facturi primite.
- 3
Verificare
Echipa noastră verifică dacă prestația corespunde vehiculului și comenzii, dacă prețurile, cantitățile și totalurile sunt corecte și dacă mențiunile obligatorii sunt complete. Astfel ies la iveală facturile duble, datele bancare modificate, carburantul greșit sau un kilometraj neplauzibil.
- 4
Clarificare și aprobare
Ce nu este în regulă clarificăm cu dumneavoastră sau cu furnizorul. Facturile verificate le aprobați pentru înregistrare și le transmiteți ca de obicei contabilității, ca lot de înregistrări DATEV, fișier Excel sau prin e-mail.
Ce verificăm
| Verificare | La ce suntem atenți |
|---|---|
| Prestație | Corespunde prestația vehiculului, daunei și aprobării? S-a facturat ceea ce a fost comandat? |
| Prețuri și cantități | Tarife orare, piese, anvelope și carburant comparativ cu facturile anterioare și cu alți furnizori |
| Factură | Totaluri, TVA, mențiuni obligatorii, numărul facturii, la facturile electronice compararea PDF-ului cu XML-ul |
| Facturi duble | același număr, aceeași sumă sau aceeași prestație facturată de două ori |
| Date bancare | un alt IBAN decât pe facturile anterioare ale furnizorului, un semn tipic de fraudă |
| Datele vehiculului | carburant sau curent de încărcare potrivit tipului de propulsie, kilometraj și consum plauzibile |
Transparența și reducerea costurilor
Deoarece fiecare factură este înregistrată cu vehiculul, centrul de cost și categoria, vedeți costurile pe vehicul, pe kilometru și pe tip de propulsie, separat pentru atelier, anvelope, energie, leasing și asigurare. Vă semnalăm anomaliile: vehicule cu costuri de atelier neobișnuit de mari, ateliere cu tarife orare scumpe, consum ridicat, carburant care nu se potrivește vehiculului sau contracte care nu mai sunt rentabile. În plus, propunem măsuri care vă reduc costurile.
Verificăm facturile din punctul de vedere al corectitudinii și plauzibilității. Înregistrarea contabilă și evaluarea fiscală rămân în sarcina contabilității dumneavoastră sau a consultantului fiscal.
Protecția datelor și accesul
Echipa noastră de servicii vede doar facturile primite ale firmelor care au rezervat serviciul, nu și datele angajaților, verificările sau planificarea turelor. Fiecare pas este consemnat cu numele și momentul în istoricul facturii. Angajații sunt obligați să păstreze confidențialitatea și lucrează conform instrucțiunilor dumneavoastră, reglementate în contractul de prelucrare a datelor în numele operatorului. E-mailurile care nu pot fi atribuite unei firme sunt stocate criptat de FleetCred și șterse după 30 de zile. Toate datele se află pe servere în Germania.
Întrebări frecvente
Am nevoie pentru aceasta de pachetul suplimentar Vehicule?
Da. Facturile ajung în modulul de facturi primite al pachetului suplimentar Vehicule și sunt atribuite acolo vehiculelor.
Putem încărca în continuare și noi înșine facturi?
Da. Încărcarea, fotografiile bonurilor din aplicația pentru șoferi și adresa de e-mail funcționează în paralel. Totul ajunge în același modul de facturi primite.
Cine aprobă facturile?
În mod implicit, dumneavoastră. Echipa noastră face o verificare prealabilă și marchează factura ca fiind corectă pe fond. Dacă doriți ca echipa noastră să și aprobe, stabiliți o sumă maximă. Peste aceasta aprobați dumneavoastră.
Cât costă serviciul?
Un preț de bază pe lună și o sumă pentru fiecare factură primită în luna respectivă. Oferta exactă depinde de mărimea flotei dumneavoastră.
Configurare și preț
Serviciul face parte din pachetul suplimentar Vehicule și se activează la cerere. Se facturează un preț de bază pe lună și o sumă pentru fiecare factură primită. Solicitați o ofertă