Зміст
Як працює послуга
- 1
Окрема адреса електронної пошти
Після замовлення послуги ви отримуєте адресу електронної пошти лише для вашої компанії. Її ви повідомляєте своїм постачальникам як адресу для рахунків. Рахунки, що надходять до вас, ви просто пересилаєте на неї. Чеки за заправку ваші водії, як і раніше, фотографують у застосунку для водіїв.
- 2
Внесення
FleetCred приймає кожен рахунок з електронного листа: PDF, фото або електронний рахунок у форматі XRechnung і ZUGFeRD. Дані зчитуються, а рахунок з’являється у ваших вхідних рахунках.
- 3
Перевірка
Наша команда перевіряє, чи відповідає послуга транспортному засобу та замовленню, чи правильні ціни, кількості й суми та чи повні обов’язкові реквізити. Дублікати рахунків, змінені банківські реквізити, неправильне пальне чи неправдоподібний пробіг при цьому одразу помітні.
- 4
З’ясування та затвердження
Те, що не сходиться, ми з’ясовуємо з вами або з постачальником. Перевірені рахунки ви затверджуєте до проведення та, як зазвичай, передаєте своїй бухгалтерії: як пакет проведень DATEV, файл Excel або електронною поштою.
Що ми перевіряємо
| Перевірка | На що ми звертаємо увагу |
|---|---|
| Послуга | Чи відповідає послуга транспортному засобу, пошкодженню та погодженню? Чи нараховано те, що було замовлено? |
| Ціни та кількості | Погодинні ставки, запчастини, шини й пальне порівняно з попередніми рахунками та іншими постачальниками |
| Рахунок | Суми, ПДВ, обов’язкові реквізити, номер рахунку, для електронних рахунків — звірка PDF і XML |
| Дублікати рахунків | той самий номер, та сама сума або та сама послуга, нарахована двічі |
| Банківські реквізити | інший IBAN, ніж у попередніх рахунках постачальника, — типова ознака шахрайства |
| Дані транспортного засобу | пальне чи електроенергія відповідно до типу приводу, правдоподібні пробіг і витрата |
Прозорість витрат і зниження витрат
Оскільки кожен рахунок внесено з транспортним засобом, центром витрат і категорією, ви бачите витрати за кожним транспортним засобом, на кілометр і за типом приводу, окремо за майстернею, шинами, енергією, лізингом і страхуванням. Про відхилення ми вам повідомляємо: транспортні засоби з незвично високими витратами на майстерню, майстерні з дорогими погодинними ставками, висока витрата, пальне, що не відповідає транспортному засобу, або договори, які вже не вигідні. Крім того, ми пропонуємо заходи, що знижують ваші витрати.
Ми перевіряємо рахунки на правильність і правдоподібність. Бухгалтерське проведення та податкова оцінка залишаються за вашою бухгалтерією або вашим податковим консультантом.
Захист даних і доступ
Наша сервісна команда бачить лише вхідні рахунки компаній, які замовили послугу, і не бачить даних працівників, перевірок чи графіків змін. Кожен крок фіксується з ім’ям і часом в історії рахунку. Працівники зобов’язані дотримуватися конфіденційності й працюють за вашими вказівками, як це врегульовано в договорі про обробку даних за дорученням. Електронні листи, які не вдається віднести до жодної компанії, FleetCred зберігає в зашифрованому вигляді та видаляє через 30 днів. Усі дані зберігаються на серверах у Німеччині.
Часті запитання
Чи потрібен мені для цього додатковий пакет «Транспортні засоби»?
Так. Рахунки потрапляють до вхідних рахунків додаткового пакета «Транспортні засоби» і там прив’язуються до транспортних засобів.
Чи можемо ми й надалі самі завантажувати рахунки?
Так. Завантаження, фото чеків із застосунку для водіїв та адреса електронної пошти працюють паралельно. Усе потрапляє до тих самих вхідних рахунків.
Хто затверджує рахунки?
За замовчуванням ви. Наша команда виконує попередню перевірку й позначає рахунок як правильний по суті. Якщо наша команда має також затверджувати рахунки, ви встановлюєте максимальну суму. Рахунки понад неї ви затверджуєте самі.
Скільки коштує послуга?
Базова ціна на місяць і сума за кожен рахунок, що надійшов за місяць. Точна пропозиція залежить від розміру вашого автопарку.
Налаштування та ціна
Послуга належить до додаткового пакета «Транспортні засоби» і вмикається за бажанням. Оплачуються базова ціна на місяць і сума за кожен отриманий рахунок. Запросити пропозицію