Содержание
Как работает сервис
- 1
Отдельный адрес электронной почты
После подключения сервиса вы получаете адрес электронной почты только для вашей компании. Его вы сообщаете поставщикам как адрес для счетов. Счета, которые приходят к вам, вы просто пересылаете. Чеки с заправки ваши водители, как и прежде, фотографируют в приложении для водителей.
- 2
Регистрация
FleetCred принимает каждый счёт из письма: PDF, фото или электронный счёт в формате XRechnung и ZUGFeRD. Данные считываются, а счёт появляется в вашем разделе «Входящие счета».
- 3
Проверка
Наша команда проверяет, соответствует ли услуга транспортному средству и заказу, верны ли цены, количества и суммы и полны ли обязательные реквизиты. При этом выявляются дубликаты счетов, изменённые банковские реквизиты, неправильное топливо или неправдоподобный пробег.
- 4
Уточнение и утверждение
Всё, что не сходится, мы выясняем с вами или с поставщиком. Проверенные счета вы утверждаете к проводке и, как обычно, передаёте в бухгалтерию – в виде пакета проводок DATEV, файла Excel или по электронной почте.
Что мы проверяем
| Проверка | На что мы обращаем внимание |
|---|---|
| Услуга | Соответствует ли услуга транспортному средству, повреждению и согласованию? Выставлено ли к оплате то, что было заказано? |
| Цены и количества | Почасовые ставки, запчасти, шины и топливо в сравнении с прежними счетами и другими поставщиками |
| Счёт | Суммы, НДС, обязательные реквизиты, номер счёта, для электронных счетов – сверка PDF и XML |
| Дубликаты счетов | одинаковый номер, одинаковая сумма или одна и та же услуга, выставленная дважды |
| Банковские реквизиты | другой IBAN, чем в прежних счетах поставщика, – типичный признак мошенничества |
| Данные транспортного средства | топливо или электроэнергия соответствуют типу привода, пробег и расход правдоподобны |
Прозрачность и снижение затрат
Поскольку каждый счёт учитывается с транспортным средством, центром затрат и категорией, вы видите затраты по каждому транспортному средству, на километр и по типу привода, с разбивкой на мастерскую, шины, энергию, лизинг и страхование. Об отклонениях мы сообщаем вам: транспортные средства с необычно высокими расходами на мастерскую, мастерские с дорогими почасовыми ставками, высокий расход топлива, топливо, которое не подходит к транспортному средству, или договоры, которые больше не выгодны. Кроме того, мы предлагаем меры, которые снижают ваши затраты.
Мы проверяем счета на правильность и правдоподобность. Проводка и налоговая оценка остаются за вашей бухгалтерией или вашим налоговым консультантом.
Защита данных и доступ
Наша сервисная команда видит только входящие счета тех компаний, которые подключили сервис, и не видит данные сотрудников, проверки или графики смен. Каждый шаг фиксируется в истории счёта с именем и временем. Сотрудники обязаны соблюдать конфиденциальность и работают по вашим указаниям, что урегулировано в договоре об обработке данных по поручению. Письма, которые не удалось отнести к компании, FleetCred хранит в зашифрованном виде и удаляет через 30 дн. Все данные хранятся на серверах в Германии.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли для этого дополнительный пакет «Транспортные средства»?
Да. Счета попадают в раздел «Входящие счета» дополнительного пакета «Транспортные средства» и там привязываются к транспортным средствам.
Можем ли мы и дальше сами загружать счета?
Да. Загрузка, фото чеков из приложения для водителей и адрес электронной почты работают параллельно. Всё попадает в один и тот же раздел «Входящие счета».
Кто утверждает счета?
По умолчанию вы. Наша команда проводит предварительную проверку и отмечает счёт как верный по существу. Если наша команда должна также утверждать счета, вы задаёте максимальную сумму. Счета свыше неё вы утверждаете сами.
Сколько стоит сервис?
Базовая цена в месяц и сумма за каждый счёт, поступивший за месяц. Точное предложение зависит от размера вашего автопарка.
Настройка и цена
Сервис относится к дополнительному пакету «Транспортные средства» и подключается по желанию. Оплачиваются базовая цена в месяц и сумма за каждый поступивший счёт. Запросить предложение