Inhalt
So schreiben Sie eine Rechnung
- 1
Einrichten
Sie tragen einmal Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsziel und das Muster der Rechnungsnummer ein, etwa „RE-2026-0001“. Ihr Logo und Ihre Farbe übernimmt FleetCred aus dem Erscheinungsbild.
- 2
Rechnung erfassen
Kunde wählen, Leistungsdatum oder -zeitraum angeben, Positionen eintragen. FleetCred rechnet Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz und Brutto mit. Als Entwurf können Sie die Rechnung jederzeit ändern und als PDF ansehen.
- 3
Abschließen
Beim Abschließen vergibt FleetCred die nächste Rechnungsnummer und erzeugt das PDF mit E-Rechnung und GiroCode für die Überweisung. Danach ist die Rechnung unveränderlich, gespeichert mit Prüfsumme.
- 4
Versenden und Zahlung verfolgen
Die Rechnung geht per E-Mail an Ihren Kunden. Zahlungen und Teilzahlungen tragen Sie ein, überfällige Rechnungen sehen Sie auf einen Blick und schicken eine Zahlungserinnerung.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF allein reicht dafür nicht. Das BMF erkennt XRechnung an und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. FleetCred erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931: Das PDF ist für Menschen lesbar, die eingebettete XML-Datei für Programme.
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen an inländische Unternehmen ausstellen. |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter auch andere Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). FleetCred schreibt auch ihre Rechnungen als E-Rechnung, ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.
Pflichtangaben und Sonderfälle
FleetCred prüft vor dem Abschließen die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsdatum oder -zeitraum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuer je Steuersatz. Fehlt etwas, sagt FleetCred, was. Für Kunden im EU-Ausland mit USt-IdNr. stellen Sie ohne Umsatzsteuer aus, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Als Kleinunternehmer rechnen Sie ohne Umsatzsteuer ab.
Storno statt Änderung
Eine abgeschlossene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen. Ist etwas falsch, erstellen Sie eine Stornorechnung: Sie bekommt eine eigene Nummer, enthält alle Positionen und nennt die ursprüngliche Rechnung. Danach schreiben Sie die richtige Rechnung, auf Wunsch als Kopie der alten. So bleibt die Nummernfolge lückenlos und nachvollziehbar.
Export für die Buchhaltung
Alle Rechnungen eines Zeitraums exportieren Sie als CSV oder Excel: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz, Brutto, Zahlung und Storno. Jede Rechnung gibt es als PDF mit E-Rechnung und als XML-Datei. Aufbewahren müssen Sie Rechnungen zehn Jahre (§ 257 HGB). FleetCred speichert jede abgeschlossene Rechnung unverändert mit Prüfsumme.
Wer was darf
Firmen-Admins legen Steuerdaten, Bankverbindung und Nummernkreise fest. Prüfer schreiben, versenden und stornieren Rechnungen und erfassen Zahlungen. Benutzer mit Lesezugriff sehen die Ausgangsrechnungen nicht.
Einrichtung und Preis
Das Zusatzpaket schaltet der Plattform-Admin frei, danach erscheint „Ausgangsrechnungen“ in der Verwaltung. Berechnet wird ein fester Betrag je Monat. Angebot anfordern
Quellen