Inhalt
So läuft ein Auftrag
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Projekt und Auftrag anlegen
Im Büro legen Sie das Projekt mit Kunde und Baustelle an, laden Pläne oder das Angebot hoch und legen fest, welche Unterlagen die Mitarbeiter sehen. Für jeden Einsatz legen Sie einen Arbeitsauftrag mit Datum und Mitarbeitern an.
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Auf der Baustelle
Der Monteur öffnet den Auftrag in der App, ohne Passwort, startet die Navigation und fotografiert den Zustand. Am Ende des Einsatzes schreibt er den Rapport: was gemacht wurde, wer von wann bis wann da war, wie oft angefahren wurde und welches Material verbaut ist. Kollegen ohne eigene App, etwa den Azubi, trägt er mit ein.
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Unterschrift
Der Kunde sieht den Rapport ohne Preise und unterschreibt mit dem Finger. Ist niemand da, schließt der Monteur ohne Unterschrift ab und gibt den Grund an. Das Büro bekommt eine E-Mail.
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Prüfen und abrechnen
Im Büro sehen Sie die neuen Rapporte, ergänzen Preise für von Hand erfasstes Material, Stundensätze und Positionen wie Entsorgung, markieren sie als geprüft und exportieren sie für Ihr Rechnungsprogramm. Nach der Rechnung vermerken Sie die Rechnungsnummer.
Material aus dem Großhandel
Großhändler für Elektro, Sanitär und Heizung stellen ihre Artikeldaten im Kundenportal meist als DATANORM bereit, als ZIP mit Artikeln, Ihren Preisen und Rabattgruppen. Das laden Sie in FleetCred hoch: Texte, Einheiten, Preiseinheiten wie „je 100 m“, EAN, Listen- und Einkaufspreise werden übernommen. Beim nächsten Import aktualisiert FleetCred die Preise und blendet gelöschte Artikel aus. Den Verkaufspreis rechnet FleetCred aus Listen- oder Einkaufspreis mit Ihrem Aufschlag, für einzelne Artikel setzen Sie einen festen Preis.
| Datei | Was FleetCred übernimmt |
|---|---|
| DATANORM.001 (Artikel) | Artikelnummer, Kurztexte, Einheit, Preiseinheit, Listenpreis, Rabattgruppe, Warengruppe, EAN |
| DATPREIS.001 (Preise) | Ihre Nettopreise oder Rabatte je Artikel |
| DATANORM.RAB (Rabatte) | Rabattgruppen, daraus der Einkaufspreis |
| Excel oder CSV | eigene Listen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Preisen und EAN, die Spalten werden am Namen erkannt |
Die Mitarbeiter sehen keine Preise. Sie suchen nach Bezeichnung, Artikelnummer oder EAN; oben stehen die Artikel, die in Ihrem Betrieb am häufigsten verbaut werden.
FleetCred liest DATANORM 4.0. DATANORM 5, BMEcat oder Open Masterdata liest es nicht. Fragen Sie Ihren Großhändler nach DATANORM 4.0 oder nehmen Sie eine Excel-Liste.
In Ihr Rechnungsprogramm
Mit dem Zusatzpaket Rechnungen schreiben stellen Sie die Rechnung direkt in FleetCred aus, als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Die Kunden aus Aufträge und Rapporte übernehmen Sie dort mit einem Klick. Arbeiten Sie mit einem anderen Rechnungsprogramm, liefert FleetCred die Positionen dafür. Der Export hat je Position eine Zeile: Rapport, Datum, Kundennummer, Projekt, Baustelle, Art (Text, Lohn, Anfahrt, Material), Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis netto. Sie bekommen ihn als Excel-Datei oder als CSV mit dem Trennzeichen und Dezimalzeichen, das Ihr Programm erwartet. Jeden Rapport gibt es außerdem als PDF, für den Kunden ohne Preise oder für Sie mit Preisen und Fotos.
Unterschrift und Nachweis
Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde Arbeitszeit und Material. FleetCred speichert sie verschlüsselt mit Name, Zeitpunkt und Gerät und versiegelt den Inhalt des Rapports mit einer Prüfsumme. Ändert danach jemand Stunden, Mengen oder Text, zeigt FleetCred das an. Preise und Positionen, die das Büro ergänzt, ändern das Siegel nicht. Muss nachträglich etwas korrigiert werden, heben Sie die Unterschrift auf, und der Kunde unterschreibt neu.
Die Unterschrift auf dem Handy ist eine elektronische Signatur. Nach Art. 25 der eIDAS-Verordnung darf ihr die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Wie viel sie im Streit beweist, würdigt das Gericht.
Stundenlohnzettel nach VOB/B
Ist die VOB/B vereinbart, sind Stundenlohnarbeiten vorher anzuzeigen und Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber gibt sie bescheinigt spätestens nach sechs Werktagen zurück; was er nicht fristgerecht zurückgibt, gilt als anerkannt (§ 15 Abs. 3 VOB/B). Mit dem Rapport in der App liegt der Zettel am selben Tag vor, mit Datum, Uhrzeiten und Material. Den PDF-Rapport schicken Sie dem Auftraggeber oder lassen ihn direkt vor Ort unterschreiben.
Ob ein unterschriebener Rapport zugleich die Abnahme Ihrer Leistung ist, regelt Ihr Vertrag. Für die Abnahme nutzen Sie weiter Ihr Abnahmeprotokoll. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Fotos und Datenschutz
Fotos speichert FleetCred verschlüsselt beim Auftrag, mit Zeitpunkt und Mitarbeiter; ins PDF kommen die, die Sie auswählen. Auf Wunsch löscht FleetCred die Fotos eine Frist nach Abschluss des Projekts, die Sie einstellen. Kunden- und Baustellendaten liegen auf Servern in Deutschland und sind nur für Benutzer Ihrer Firma sichtbar. Die Mitarbeiter sehen nur die Aufträge, denen sie zugeteilt sind.
Häufige Fragen
Brauchen die Mitarbeiter ein Passwort?
Nein. Jeder bekommt einen persönlichen Link zur App per E-Mail oder SMS und legt sie auf dem Handy ab. Die App gibt es in sieben Sprachen, darunter Polnisch, Rumänisch und Türkisch.
Funktioniert die App ohne Netz?
Zum Speichern, Suchen und Unterschreiben braucht die App eine Internetverbindung. Im Keller ohne Empfang schreiben Sie den Rapport dort fertig, wo das Handy Netz hat.
Können mehrere Mitarbeiter an einem Auftrag arbeiten?
Ja. Alle zugeteilten Mitarbeiter sehen den Auftrag, die Fotos und die Rapporte. Einer schreibt den Rapport für den Tag und trägt die Kollegen mit ihren Zeiten ein.
Geht es auch ohne Materialkatalog?
Ja. Ohne Katalog erfassen die Mitarbeiter das Material von Hand, das Büro ergänzt die Preise. Den Katalog laden Sie, wenn Sie so weit sind.
Wer was darf
Firmen-Admins richten Material, Stundensatz, Aufschlag und Export ein. Prüfer legen Projekte und Aufträge an, prüfen Rapporte und exportieren sie. Benutzer mit Lesezugriff sehen Projekte und Rapporte, ändern aber nichts.
Einrichtung und Preis
Das Paket schaltet der Plattform-Admin frei, danach erscheinen „Projekte“ und „Rapporte“ in der Verwaltung und „Aufträge“ in der App der Mitarbeiter. Berechnet wird je aktivem Mitarbeiter und Monat. Angebot anfordern
Quellen