Spis treści
Jak wystawić fakturę
- 1
Konfiguracja
Jednorazowo wprowadzają Państwo numer podatkowy lub numer VAT UE, dane bankowe, termin płatności i wzór numeru faktury, np. „RE-2026-0001”. Logo i kolor FleetCred przejmuje z ustawień Państwa wizerunku.
- 2
Wprowadzenie faktury
Wybór klienta, podanie daty lub okresu wykonania usługi, wpisanie pozycji. FleetCred na bieżąco oblicza kwotę netto, VAT według stawek i kwotę brutto. Jako szkic mogą Państwo w każdej chwili zmienić fakturę i wyświetlić ją jako PDF.
- 3
Finalizacja
Przy finalizacji FleetCred nadaje kolejny numer faktury i generuje PDF z e-fakturą i kodem GiroCode do przelewu. Od tej chwili faktura jest niezmienna i zapisana z sumą kontrolną.
- 4
Wysyłka i śledzenie płatności
Faktura trafia e-mailem do Państwa klienta. Płatności i płatności częściowe wpisują Państwo w systemie, zaległe faktury widzą Państwo na pierwszy rzut oka i wysyłają przypomnienie o płatności.
Czym jest e-faktura
E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym zgodnym z europejską normą EN 16931. Sam PDF nie wystarcza. Niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) uznaje XRechnung oraz ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL. FleetCred tworzy ZUGFeRD w profilu EN 16931: PDF jest czytelny dla ludzi, a osadzony plik XML dla programów.
| Od | Obowiązek |
|---|---|
| 1 stycznia 2025 r. | Wszystkie firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury od firm z siedzibą w Niemczech. |
| 1 stycznia 2027 r. | Firmy, których obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 €, muszą wystawiać e-faktury. |
| 1 stycznia 2028 r. | Wszystkie firmy muszą wystawiać e-faktury dla firm z siedzibą w Niemczech. |
Mali przedsiębiorcy w rozumieniu § 19 UStG mogą nadal wystawiać także inne faktury (§ 34a UStDV). FleetCred wystawia również ich faktury jako e-faktury, bez VAT i z informacją o zwolnieniu z podatku. Ten przegląd nie zastępuje doradztwa podatkowego.
Obowiązkowe dane i przypadki szczególne
Przed finalizacją FleetCred sprawdza obowiązkowe dane zgodnie z § 14 niemieckiej ustawy o VAT (UStG): nazwę i adres Państwa oraz Państwa klienta, numer podatkowy lub numer VAT UE, datę faktury, kolejny numer, datę lub okres wykonania usługi, ilość i rodzaj usługi, wynagrodzenie i podatek według stawek. Jeśli czegoś brakuje, FleetCred informuje, czego. Klientom z innych krajów UE posiadającym numer VAT UE wystawiają Państwo fakturę bez VAT, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu (reverse charge). Jeśli są Państwo małym przedsiębiorcą, wystawiają Państwo faktury bez VAT.
Korekta (storno) zamiast zmiany
Sfinalizowanej faktury nie można już zmienić ani usunąć. Jeśli coś jest nie tak, tworzą Państwo fakturę korygującą (storno): otrzymuje ona własny numer, zawiera wszystkie pozycje i wskazuje pierwotną fakturę. Następnie wystawiają Państwo prawidłową fakturę, na życzenie jako kopię starej. Dzięki temu ciąg numerów pozostaje bez luk i przejrzysty.
Eksport dla księgowości
Wszystkie faktury z danego okresu eksportują Państwo do CSV lub Excela: numer, data, klient, netto, VAT według stawek, brutto, płatność i storno. Każda faktura jest dostępna jako PDF z e-fakturą oraz jako plik XML. Faktury należy przechowywać przez dziesięć lat (§ 257 HGB). FleetCred zapisuje każdą sfinalizowaną fakturę w niezmienionej postaci z sumą kontrolną.
Kto co może
Administratorzy firmy ustalają dane podatkowe, dane bankowe i zakresy numeracji. Kontrolerzy wystawiają, wysyłają i stornują faktury oraz rejestrują płatności. Użytkownicy z dostępem tylko do odczytu nie widzą faktur sprzedażowych.
Konfiguracja i cena
Pakiet dodatkowy włącza administrator platformy, po czym w panelu administracyjnym pojawia się pozycja „Faktury sprzedażowe”. Naliczana jest stała kwota miesięcznie. Zapytaj o ofertę
Źródła