Зміст
Як проходить замовлення
- 1
Створення проєкту та замовлення
В офісі ви створюєте проєкт із клієнтом і об’єктом, завантажуєте креслення чи пропозицію та визначаєте, які документи бачать працівники. Для кожного виїзду створюєте робоче замовлення з датою та працівниками.
- 2
На об’єкті
Монтажник відкриває замовлення в застосунку без пароля, запускає навігацію та фотографує стан об’єкта. Наприкінці виїзду він пише звіт: що зроблено, хто і з якої до якої години був на місці, скільки разів виїжджали та які матеріали використано. Колег без власного застосунку, наприклад учня, він вносить сам.
- 3
Підпис
Клієнт бачить звіт без цін і підписує пальцем. Якщо нікого немає, монтажник завершує без підпису та вказує причину. Офіс отримує електронний лист.
- 4
Перевірка та виставлення рахунку
В офісі ви бачите нові звіти, доповнюєте ціни на матеріали, внесені вручну, погодинні ставки та позиції на кшталт утилізації, позначаєте їх як перевірені та експортуєте для вашої програми виставлення рахунків. Після виставлення рахунку ви вказуєте його номер.
Матеріали від оптового постачальника
Оптові постачальники електрики, сантехніки та опалення зазвичай надають дані про свої артикули в клієнтському порталі у форматі DATANORM, як ZIP-архів з артикулами, вашими цінами та групами знижок. Ви завантажуєте його у FleetCred: переносяться тексти, одиниці виміру, цінові одиниці на кшталт «за 100 м», EAN, прейскурантні та закупівельні ціни. Під час наступного імпорту FleetCred оновлює ціни та приховує видалені артикули. Продажну ціну FleetCred розраховує з прейскурантної або закупівельної ціни з вашою націнкою, а для окремих артикулів ви можете встановити фіксовану ціну.
| Файл | Що бере на себе FleetCred |
|---|---|
| DATANORM.001 (артикули) | Артикул, короткі тексти, одиниця виміру, цінова одиниця, прейскурантна ціна, група знижок, товарна група, EAN |
| DATPREIS.001 (ціни) | Ваші ціни нетто або знижки за кожним артикулом |
| DATANORM.RAB (знижки) | Групи знижок, з яких визначається закупівельна ціна |
| Excel або CSV | власні списки з артикулом, назвою, одиницею виміру, цінами та EAN, стовпці розпізнаються за назвою |
Працівники цін не бачать. Вони шукають за назвою, артикулом або EAN; угорі стоять артикули, які у вашому підприємстві використовують найчастіше.
FleetCred зчитує DATANORM 4.0. DATANORM 5, BMEcat та Open Masterdata він не зчитує. Запитайте у вашого оптового постачальника DATANORM 4.0 або скористайтеся таблицею Excel.
У вашу програму для виставлення рахунків
З додатковим пакетом «Виставлення рахунків» ви виставляєте рахунок безпосередньо у FleetCred у форматі електронного рахунку ZUGFeRD. Клієнтів із пакета «Замовлення та звіти про роботу» ви переносите туди одним кліком. Якщо ви працюєте з іншою програмою для виставлення рахунків, FleetCred надає для неї позиції. В експорті на кожну позицію припадає один рядок: звіт, дата, номер клієнта, проєкт, об’єкт, вид (текст, оплата праці, виїзд, матеріал), артикул, назва, кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю та загальна ціна нетто. Ви отримуєте його як файл Excel або як CSV з роздільником і десятковим знаком, які очікує ваша програма. Кожен звіт також доступний у PDF: для клієнта без цін або для вас із цінами та фото.
Підпис і підтвердження
Підписом клієнт підтверджує робочий час і матеріали. FleetCred зберігає його в зашифрованому вигляді з іменем, часом і пристроєм та запечатує вміст звіту контрольною сумою. Якщо після цього хтось змінить години, кількість або текст, FleetCred це покаже. Ціни та позиції, які додає офіс, печатку не змінюють. Якщо потрібно щось виправити пізніше, ви скасовуєте підпис, і клієнт підписує знову.
Підпис на телефоні є електронним підписом. Згідно зі ст. 25 Регламенту eIDAS йому не можна відмовити в юридичній силі та допустимості як доказу лише на тій підставі, що він електронний. Яку доказову силу він матиме у спорі, оцінює суд.
Звіти про погодинну оплату за VOB/B
Якщо домовлено про застосування VOB/B, роботи з погодинною оплатою слід повідомляти заздалегідь, а звіти про погодинну оплату залежно від звичаїв обороту подавати щодня в робочі дні або щотижня. Замовник повертає їх із підтвердженням щонайпізніше за шість робочих днів; те, що він не повернув у строк, вважається визнаним (§ 15 абз. 3 VOB/B). Завдяки звіту в застосунку документ є того ж дня, з датою, часом і матеріалами. PDF-звіт ви надсилаєте замовнику або даєте підписати його безпосередньо на місці.
Чи є підписаний звіт водночас прийманням вашої роботи, визначає ваш договір. Для приймання й надалі користуйтеся своїм актом приймання. Цей огляд не замінює юридичної консультації.
Фото та захист даних
Фото FleetCred зберігає в зашифрованому вигляді разом із замовленням, з часом і працівником; до PDF потрапляють ті, які ви оберете. За бажанням FleetCred видаляє фото через заданий вами строк після завершення проєкту. Дані клієнтів і об’єктів зберігаються на серверах у Німеччині й видимі лише користувачам вашої компанії. Працівники бачать лише ті замовлення, які їм призначено.
Часті запитання
Чи потрібен працівникам пароль?
Ні. Кожен отримує особисте посилання на застосунок електронною поштою або в SMS і додає його на телефон. Застосунок доступний сімома мовами, зокрема польською, румунською та турецькою.
Чи працює застосунок без мережі?
Для збереження, пошуку та підписання застосунку потрібне інтернет-з’єднання. У підвалі без покриття ви дописуєте звіт там, де телефон ловить мережу.
Чи можуть над одним замовленням працювати кілька працівників?
Так. Усі призначені працівники бачать замовлення, фото та звіти. Один пише звіт за день і вносить колег з їхнім часом.
Чи можна без каталогу матеріалів?
Так. Без каталогу працівники вносять матеріали вручну, а офіс доповнює ціни. Каталог ви завантажите, коли будете готові.
Хто що може
Адміністратори компанії налаштовують матеріали, погодинну ставку, націнку та експорт. Перевіряючі створюють проєкти та замовлення, перевіряють звіти й експортують їх. Користувачі з доступом лише для читання бачать проєкти та звіти, але нічого не змінюють.
Налаштування та ціна
Пакет вмикає адміністратор платформи, після чого в розділі адміністрування з’являються «Проєкти» та «Звіти», а в застосунку працівників – «Замовлення». Оплата розраховується за кожного активного працівника на місяць. Запросити пропозицію
Джерела