Cuprins
Cum decurge o comandă
- 1
Crearea proiectului și a comenzii
În birou creați proiectul cu client și șantier, încărcați planurile sau oferta și stabiliți ce documente văd angajații. Pentru fiecare intervenție creați o comandă de lucru cu dată și angajați.
- 2
Pe șantier
Montatorul deschide comanda în aplicație, fără parolă, pornește navigația și fotografiază starea inițială. La sfârșitul intervenției scrie raportul: ce s-a făcut, cine a fost prezent și între ce ore, de câte ori s-a făcut deplasarea și ce materiale au fost montate. Colegii fără aplicație proprie, de exemplu ucenicul, îi adaugă tot el.
- 3
Semnătură
Clientul vede raportul fără prețuri și semnează cu degetul. Dacă nu este nimeni prezent, montatorul închide raportul fără semnătură și indică motivul. Biroul primește un e-mail.
- 4
Verificare și facturare
În birou vedeți rapoartele noi, completați prețurile pentru materialele introduse de mână, tarifele orare și pozițiile precum eliminarea deșeurilor, le marcați ca verificate și le exportați pentru programul dumneavoastră de facturare. După factură, consemnați numărul facturii.
Materiale de la furnizorul angro
Furnizorii angro de materiale electrice, sanitare și de încălzire își pun de obicei datele despre articole la dispoziție în portalul pentru clienți ca DATANORM, sub forma unui ZIP cu articole, prețurile dumneavoastră și grupe de rabat. Îl încărcați în FleetCred: se preiau textele, unitățile, unitățile de preț precum „pentru 100 m”, EAN, prețurile de listă și de achiziție. La următorul import, FleetCred actualizează prețurile și ascunde articolele șterse. Prețul de vânzare îl calculează FleetCred din prețul de listă sau de achiziție, cu adaosul dumneavoastră; pentru articole individuale puteți stabili un preț fix.
| Fișier | Ce preia FleetCred |
|---|---|
| DATANORM.001 (articole) | Numărul articolului, texte scurte, unitate, unitate de preț, preț de listă, grupă de rabat, grupă de mărfuri, EAN |
| DATPREIS.001 (prețuri) | Prețurile dumneavoastră nete sau rabaturile pentru fiecare articol |
| DATANORM.RAB (rabaturi) | Grupe de rabat, din care rezultă prețul de achiziție |
| Excel sau CSV | liste proprii cu numărul articolului, denumire, unitate, prețuri și EAN; coloanele sunt recunoscute după nume |
Angajații nu văd prețuri. Caută după denumire, numărul articolului sau EAN; în partea de sus se află articolele montate cel mai des în firma dumneavoastră.
FleetCred citește DATANORM 4.0. DATANORM 5, BMEcat sau Open Masterdata nu le citește. Întrebați furnizorul angro de DATANORM 4.0 sau folosiți o listă Excel.
În programul dumneavoastră de facturare
Cu pachetul suplimentar Emiterea facturilor emiteți factura direct în FleetCred, ca factură electronică în format ZUGFeRD. Clienții din Comenzi și rapoarte de lucru îi preluați acolo cu un clic. Dacă lucrați cu un alt program de facturare, FleetCred furnizează pozițiile pentru acesta. Exportul are câte un rând pentru fiecare poziție: raport, dată, număr de client, proiect, șantier, tip (text, manoperă, deplasare, material), număr de articol, denumire, cantitate, unitate, preț unitar și total net. Îl primiți ca fișier Excel sau ca CSV cu separatorul de câmp și separatorul zecimal așteptate de programul dumneavoastră. În plus, fiecare raport există și ca PDF, pentru client fără prețuri sau pentru dumneavoastră cu prețuri și fotografii.
Semnătură și dovadă
Prin semnătură, clientul confirmă timpul de lucru și materialele. FleetCred o stochează criptat, cu nume, moment și dispozitiv, și sigilează conținutul raportului cu o sumă de control. Dacă după aceea cineva modifică orele, cantitățile sau textul, FleetCred afișează acest lucru. Prețurile și pozițiile pe care le completează biroul nu modifică sigiliul. Dacă trebuie corectat ceva ulterior, anulați semnătura, iar clientul semnează din nou.
Semnătura de pe telefon este o semnătură electronică. Conform art. 25 din Regulamentul eIDAS, nu i se poate refuza efectul juridic și admisibilitatea ca mijloc de probă doar pentru că este electronică. Cât de mult probează într-un litigiu apreciază instanța.
Foi de lucru în regie conform VOB/B
Dacă s-a convenit VOB/B, lucrările în regie trebuie anunțate în prealabil, iar foile de lucru în regie trebuie depuse, după uzanțe, zilnic în zilele lucrătoare sau săptămânal. Beneficiarul le returnează certificate cel târziu după șase zile lucrătoare; ceea ce nu returnează în termen se consideră recunoscut (§ 15 alin. 3 VOB/B). Cu raportul din aplicație, foaia există în aceeași zi, cu data, orele și materialele. Raportul PDF îl trimiteți beneficiarului sau îl lăsați să-l semneze direct la fața locului.
Dacă un raport semnat reprezintă totodată recepția lucrării dumneavoastră, stabilește contractul. Pentru recepție folosiți în continuare procesul-verbal de recepție. Această prezentare generală nu înlocuiește consultanța juridică.
Fotografii și protecția datelor
FleetCred stochează fotografiile criptat, la comandă, cu momentul și angajatul; în PDF ajung cele pe care le alegeți. La cerere, FleetCred șterge fotografiile după un termen de la încheierea proiectului, pe care îl setați. Datele clienților și ale șantierelor se află pe servere din Germania și sunt vizibile doar utilizatorilor firmei dumneavoastră. Angajații văd doar comenzile care le sunt atribuite.
Întrebări frecvente
Au angajații nevoie de o parolă?
Nu. Fiecare primește un link personal către aplicație prin e-mail sau SMS și o salvează pe telefon. Aplicația există în șapte limbi, printre care poloneza, româna și turca.
Funcționează aplicația fără rețea?
Pentru salvare, căutare și semnare, aplicația are nevoie de o conexiune la internet. Într-un subsol fără semnal, finalizați raportul acolo unde telefonul are rețea.
Pot mai mulți angajați să lucreze la aceeași comandă?
Da. Toți angajații atribuiți văd comanda, fotografiile și rapoartele. Unul scrie raportul pentru ziua respectivă și îi adaugă pe colegi cu orele lor.
Merge și fără catalog de materiale?
Da. Fără catalog, angajații introduc materialele de mână, iar biroul completează prețurile. Catalogul îl încărcați când sunteți gata.
Cine ce are voie
Administratorii firmei configurează materialele, tariful orar, adaosul și exportul. Verificatorii creează proiecte și comenzi, verifică rapoartele și le exportă. Utilizatorii cu acces de citire văd proiectele și rapoartele, dar nu modifică nimic.
Configurare și preț
Pachetul este activat de administratorul platformei, după care „Proiecte” și „Rapoarte” apar în administrare, iar „Comenzi” în aplicația angajaților. Facturarea se face pe angajat activ și pe lună. Solicitați o ofertă
Surse