Spis treści
Jak przebiega zlecenie
- 1
Tworzenie projektu i zlecenia
W biurze zakładają Państwo projekt z klientem i budową, wgrywają plany lub ofertę i określają, które dokumenty widzą pracownicy. Dla każdego wyjazdu tworzą Państwo zlecenie pracy z datą i pracownikami.
- 2
Na budowie
Monter otwiera zlecenie w aplikacji, bez hasła, uruchamia nawigację i fotografuje stan zastany. Na koniec pracy pisze raport: co zrobiono, kto był i od której do której godziny, ile razy dojeżdżano oraz jaki materiał zamontowano. Współpracowników bez własnej aplikacji, na przykład ucznia, wpisuje razem ze sobą.
- 3
Podpis
Klient widzi raport bez cen i podpisuje się palcem. Jeśli nikogo nie ma, monter zamyka raport bez podpisu i podaje powód. Biuro otrzymuje e-mail.
- 4
Sprawdzenie i rozliczenie
W biurze widzą Państwo nowe raporty, uzupełniają ceny materiału wpisanego ręcznie, stawki godzinowe i pozycje, takie jak utylizacja, oznaczają je jako sprawdzone i eksportują do programu do fakturowania. Po wystawieniu faktury odnotowują Państwo jej numer.
Materiał z hurtowni
Hurtownie elektryczne, sanitarne i grzewcze udostępniają dane o artykułach w portalu klienta zazwyczaj jako DATANORM, w postaci archiwum ZIP z artykułami, Państwa cenami i grupami rabatowymi. Wgrywają Państwo je do FleetCred: przejmowane są teksty, jednostki, jednostki cenowe, takie jak „za 100 m”, EAN oraz ceny katalogowe i zakupu. Przy kolejnym imporcie FleetCred aktualizuje ceny i ukrywa usunięte artykuły. Cenę sprzedaży FleetCred wylicza z ceny katalogowej lub zakupu z uwzględnieniem Państwa marży, a dla wybranych artykułów ustawiają Państwo cenę stałą.
| Plik | Co przejmuje FleetCred |
|---|---|
| DATANORM.001 (artykuły) | Numer artykułu, krótkie opisy, jednostka, jednostka cenowa, cena katalogowa, grupa rabatowa, grupa towarowa, EAN |
| DATPREIS.001 (ceny) | Państwa ceny netto lub rabaty dla każdego artykułu |
| DATANORM.RAB (rabaty) | Grupy rabatowe, z których wylicza się cenę zakupu |
| Excel lub CSV | własne listy z numerem artykułu, nazwą, jednostką, cenami i EAN, kolumny rozpoznawane są po nazwie |
Pracownicy nie widzą cen. Wyszukują według nazwy, numeru artykułu lub EAN; na górze znajdują się artykuły, które w Państwa firmie montuje się najczęściej.
FleetCred odczytuje DATANORM 4.0. DATANORM 5, BMEcat ani Open Masterdata nie są obsługiwane. Proszę zapytać hurtownię o DATANORM 4.0 lub skorzystać z listy w Excelu.
Do Państwa programu do fakturowania
Dzięki pakietowi dodatkowemu Wystawianie faktur wystawiają Państwo fakturę bezpośrednio w FleetCred, jako e-fakturę w formacie ZUGFeRD. Klientów z modułu Zlecenia i raporty przejmują Państwo tam jednym kliknięciem. Jeśli pracują Państwo z innym programem do fakturowania, FleetCred dostarcza do niego pozycje. Eksport zawiera po jednym wierszu na pozycję: raport, data, numer klienta, projekt, budowa, rodzaj (tekst, robocizna, dojazd, materiał), numer artykułu, nazwa, ilość, jednostka, cena jednostkowa i łączna netto. Otrzymują go Państwo jako plik Excel lub CSV z separatorem i znakiem dziesiętnym oczekiwanym przez Państwa program. Każdy raport dostępny jest ponadto jako PDF, dla klienta bez cen lub dla Państwa z cenami i zdjęciami.
Podpis i dowód
Podpisem klient potwierdza czas pracy i materiał. FleetCred zapisuje go w postaci zaszyfrowanej wraz z nazwiskiem, czasem i urządzeniem oraz pieczętuje treść raportu sumą kontrolną. Jeśli ktoś później zmieni godziny, ilości lub tekst, FleetCred to pokaże. Ceny i pozycje uzupełnione przez biuro nie zmieniają pieczęci. Jeśli trzeba coś poprawić po fakcie, cofają Państwo podpis, a klient podpisuje ponownie.
Podpis na telefonie jest podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 25 rozporządzenia eIDAS nie można odmówić mu skuteczności prawnej ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie z tego powodu, że jest elektroniczny. To, jak dużą wartość dowodową ma w sporze, ocenia sąd.
Zestawienie godzin pracy według VOB/B
Jeśli uzgodniono VOB/B, prace rozliczane godzinowo należy zgłaszać z wyprzedzeniem, a zestawienia godzin pracy, zależnie od zwyczaju, składać codziennie w dni robocze lub co tydzień. Zleceniodawca zwraca je z potwierdzeniem najpóźniej po sześciu dniach roboczych; to, czego nie zwróci w terminie, uważa się za uznane (§ 15 ust. 3 VOB/B). Dzięki raportowi w aplikacji zestawienie jest dostępne tego samego dnia, z datą, godzinami i materiałem. Raport w PDF wysyłają Państwo zleceniodawcy lub dają go podpisać bezpośrednio na miejscu.
To, czy podpisany raport jest zarazem odbiorem Państwa świadczenia, reguluje Państwa umowa. Do odbioru nadal korzystają Państwo z własnego protokołu odbioru. Niniejszy przegląd nie zastępuje porady prawnej.
Zdjęcia i ochrona danych
Zdjęcia FleetCred zapisuje w postaci zaszyfrowanej przy zleceniu, z czasem i pracownikiem; do pliku PDF trafiają te, które Państwo wybiorą. Na życzenie FleetCred usuwa zdjęcia po ustawionym przez Państwa terminie od zakończenia projektu. Dane klientów i budów znajdują się na serwerach w Niemczech i są widoczne wyłącznie dla użytkowników Państwa firmy. Pracownicy widzą tylko zlecenia, do których zostali przydzieleni.
Często zadawane pytania
Czy pracownicy potrzebują hasła?
Nie. Każdy otrzymuje osobisty link do aplikacji e-mailem lub SMS-em i zapisuje ją na telefonie. Aplikacja jest dostępna w siedmiu językach, w tym po polsku, rumuńsku i turecku.
Czy aplikacja działa bez sieci?
Do zapisywania, wyszukiwania i podpisywania aplikacja potrzebuje połączenia z internetem. W piwnicy bez zasięgu kończą Państwo raport tam, gdzie telefon ma sieć.
Czy przy jednym zleceniu może pracować kilku pracowników?
Tak. Wszyscy przydzieleni pracownicy widzą zlecenie, zdjęcia i raporty. Jedna osoba pisze raport za dany dzień i wpisuje współpracowników wraz z ich czasem pracy.
Czy można też bez katalogu materiałów?
Tak. Bez katalogu pracownicy wpisują materiał ręcznie, a biuro uzupełnia ceny. Katalog wgrywają Państwo, gdy będą na to gotowi.
Kto co może
Administratorzy firmy konfigurują materiał, stawkę godzinową, marżę i eksport. Kontrolerzy zakładają projekty i zlecenia, sprawdzają raporty i je eksportują. Użytkownicy z dostępem tylko do odczytu widzą projekty i raporty, ale niczego nie zmieniają.
Konfiguracja i cena
Pakiet aktywuje administrator platformy, następnie w panelu administracyjnym pojawiają się pozycje „Projekty” i „Raporty”, a w aplikacji pracowników „Zlecenia”. Rozliczenie następuje za każdego aktywnego pracownika i miesiąc. Zapytaj o ofertę
Źródła