Содержание
Как проходит заказ
- 1
Создание проекта и заказа
В офисе вы создаёте проект с клиентом и объектом, загружаете планы или предложение и определяете, какие документы видят сотрудники. Для каждого выезда вы создаёте рабочее задание с датой и сотрудниками.
- 2
На объекте
Монтажник открывает заказ в приложении без пароля, запускает навигацию и фотографирует состояние объекта. По окончании выезда он пишет отчёт: что было сделано, кто и с какого по какое время был на объекте, сколько раз приезжали и какие материалы использованы. Коллег без собственного приложения, например ученика, он вносит в отчёт сам.
- 3
Подпись
Клиент видит отчёт без цен и расписывается пальцем. Если на месте никого нет, монтажник закрывает отчёт без подписи и указывает причину. Офис получает письмо по электронной почте.
- 4
Проверка и выставление счёта
В офисе вы видите новые отчёты, дополняете цены на материалы, внесённые вручную, почасовые ставки и позиции вроде утилизации, отмечаете отчёты как проверенные и экспортируете их для своей программы выставления счетов. После выставления счёта вы вносите его номер.
Материалы от оптового поставщика
Оптовые поставщики электротоваров, сантехники и отопления обычно предоставляют данные об артикулах в портале для клиентов в формате DATANORM, в виде ZIP-архива с артикулами, вашими ценами и группами скидок. Его вы загружаете в FleetCred: тексты, единицы измерения, единицы цены, например «за 100 м», EAN, прайсовые и закупочные цены переносятся. При следующем импорте FleetCred обновляет цены и скрывает удалённые артикулы. Продажную цену FleetCred рассчитывает из прайсовой или закупочной цены с вашей наценкой, для отдельных артикулов вы задаёте фиксированную цену.
| Файл | Что берёт на себя FleetCred |
|---|---|
| DATANORM.001 (артикулы) | Артикул, краткие тексты, единица измерения, единица цены, прайсовая цена, группа скидок, товарная группа, EAN |
| DATPREIS.001 (цены) | Ваши цены нетто или скидки по каждому артикулу |
| DATANORM.RAB (скидки) | Группы скидок, из них рассчитывается закупочная цена |
| Excel или CSV | собственные списки с артикулом, наименованием, единицей измерения, ценами и EAN, столбцы распознаются по названию |
Сотрудники не видят цен. Они ищут по наименованию, артикулу или EAN; вверху стоят артикулы, которые на вашем предприятии используются чаще всего.
FleetCred читает DATANORM 4.0. DATANORM 5, BMEcat или Open Masterdata он не читает. Спросите у своего оптового поставщика про DATANORM 4.0 или воспользуйтесь списком Excel.
В вашу программу для выставления счетов
С дополнительным пакетом «Выставление счетов» вы выставляете счёт прямо в FleetCred, в виде электронного счёта в формате ZUGFeRD. Клиентов из пакета «Заказы и отчёты о работе» вы переносите туда одним щелчком. Если вы работаете с другой программой для выставления счетов, FleetCred поставляет для неё позиции. В экспорте на каждую позицию приходится одна строка: отчёт, дата, номер клиента, проект, объект, вид (текст, оплата труда, выезд, материал), артикул, наименование, количество, единица измерения, цена за единицу и общая цена нетто. Вы получаете его в виде файла Excel или CSV с тем разделителем и десятичным знаком, которые ожидает ваша программа. Кроме того, каждый отчёт доступен в формате PDF: для клиента без цен или для вас с ценами и фото.
Подпись и подтверждение
Подписью клиент подтверждает рабочее время и материалы. FleetCred хранит её в зашифрованном виде с именем, временем и устройством и запечатывает содержимое отчёта контрольной суммой. Если после этого кто-то изменит часы, количество или текст, FleetCred покажет это. Цены и позиции, которые дополняет офис, печать не меняют. Если потом нужно что-то исправить, вы снимаете подпись, и клиент расписывается заново.
Подпись на телефоне является электронной подписью. Согласно ст. 25 Регламента eIDAS нельзя отказывать ей в юридической силе и допустимости в качестве доказательства только на том основании, что она электронная. Какова её доказательная сила в споре, оценивает суд.
Почасовые листы по VOB/B
Если согласована VOB/B, работы по почасовой оплате нужно заявлять заранее, а почасовые листы – в зависимости от обычая делового оборота – представлять ежедневно или еженедельно. Заказчик возвращает их с подтверждением не позднее чем через шесть рабочих дней; то, что он не вернул в срок, считается признанным (§ 15 абз. 3 VOB/B). С отчётом в приложении лист появляется в тот же день, с датой, временем и материалами. PDF-отчёт вы отправляете заказчику или сразу даёте подписать на месте.
Является ли подписанный отчёт одновременно приёмкой вашей работы, определяет ваш договор. Для приёмки по-прежнему используйте свой акт приёмки. Этот обзор не заменяет юридическую консультацию.
Фото и защита данных
Фото FleetCred хранит в зашифрованном виде при заказе, с временем и именем сотрудника; в PDF попадают те, которые вы выберете. По желанию FleetCred удаляет фото через заданный вами срок после завершения проекта. Данные клиентов и объектов находятся на серверах в Германии и видны только пользователям вашей компании. Сотрудники видят только те заказы, на которые они назначены.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли сотрудникам пароль?
Нет. Каждый получает персональную ссылку на приложение по электронной почте или SMS и добавляет его на телефон. Приложение доступно на семи языках, среди них польский, румынский и турецкий.
Работает ли приложение без сети?
Для сохранения, поиска и подписи приложению нужно подключение к интернету. В подвале без связи вы дописываете отчёт там, где у телефона есть сеть.
Могут ли над одним заказом работать несколько сотрудников?
Да. Все назначенные сотрудники видят заказ, фото и отчёты. Один пишет отчёт за день и вносит коллег с их временем.
Можно ли обойтись без каталога материалов?
Да. Без каталога сотрудники вносят материалы вручную, а офис дополняет цены. Каталог вы загружаете, когда будете готовы.
Кто что может
Администраторы компании настраивают материалы, почасовую ставку, наценку и экспорт. Проверяющие создают проекты и заказы, проверяют отчёты и экспортируют их. Пользователи с доступом только для чтения видят проекты и отчёты, но ничего не меняют.
Настройка и цена
Пакет активирует администратор платформы, после чего в управлении появляются разделы «Проекты» и «Отчёты», а в приложении сотрудников – «Заказы». Оплата рассчитывается за каждого активного сотрудника в месяц. Запросить предложение
Источники