Vehicule, termene de verificare și alocarea șoferilor

Ce termene monitorizează FleetCred

Reamintirea este trimisă conducerii flotei, implicit cu 60, 30, 14 și 7 zile înainte. Pentru aceasta se trimite cel mult un e-mail pe zi cu toate vehiculele, iar fiecare responsabil primește doar vehiculele centrelor sale de cost. Termenele depășite apar în plus în vederea de ansamblu și în vederea de ansamblu săptămânală.

Propunerile urmează cazurile obișnuite. Cazurile speciale, precum taxiurile, autoturismele de închiriat fără șofer sau ambulanțele, au termene proprii. Următorul termen îl puteți introduce manual la fiecare verificare.

Are voie acest șofer să conducă acest vehicul?

Din tipul vehiculului, masa maximă autorizată, numărul de locuri pentru pasageri și viteza maximă, FleetCred stabilește categoria necesară: B până la 3,5 t, C1 până la 7,5 t, peste aceasta C. Cu remorcă de peste 750 kg rezultă BE, C1E sau CE, iar autotrenul articulat necesită CE. Autobuzele până la 16 locuri pentru pasageri și 8 m lungime necesită D1, cele mai mari D. Pentru tractoare și mașini de lucru din agricultură și silvicultură se aplică, în funcție de viteză, categoriile L sau T. Includerile conform § 6 FeV se iau în calcul, de exemplu CE include T.

Pentru fiecare șofer alocat, FleetCred verifică categoria cu data ei de expirare și dacă cardul permisului de conducere este încă valabil. La categoriile de camioane și autobuze se adaugă certificatul de calificare profesională (cod 95), la vehiculele cu mărfuri periculoase certificatul ADR, iar la vehiculele cu tahograf digital cardul de conducător auto. Dacă lipsește ceva, vedeți la vehicul și la șofer. Când șoferul deschide verificarea înainte de plecare, primește un avertisment, iar dumneavoastră primiți un e-mail.

Categoria necesară poate fi stabilită manual pentru fiecare vehicul. Acest lucru este necesar, de exemplu, pentru utilitarele cu propulsie alternativă până la 4,25 t, care pot fi conduse în anumite condiții cu categoria B conform § 6 alin. 3b FeV. Pentru vehiculele cărora li se aplică o excepție de la legea privind calificarea conducătorilor auto profesioniști (BKrFQG), dezactivați verificarea certificatului de calificare profesională (cod 95).

Verificare înainte de plecare și raportarea daunelor

În aplicația pentru șoferi, șoferul își verifică vehiculul înainte de plecare după o listă de verificare adaptată vehiculului și raportează defectele și daunele cu fotografii. Cum decurge acest lucru, citiți la verificarea înainte de plecare prin aplicație.

Gestionarea daunelor

Fiecare daună primește un număr de daună și un dosar: raportarea cu fotografii și schița accidentului, cealaltă parte implicată și martorii, cauza, vinovăția și lichidarea daunei, documente precum raportul de expertiză, devizul și factura, toate costurile, cu indicarea celui care le suportă, și un istoric. Avizarea daunei pentru asigurător se generează ca PDF.

Implicați asigurătorul, expertul evaluator și atelierul printr-un link personal, fără cont: aceștia văd doar ceea ce le puneți la dispoziție, încarcă raportul de expertiză, devizul și factura și comunică stadiul. Când atelierul încarcă un deviz, începe aprobarea reparației: verificatorii aprobă până la o sumă stabilită de dumneavoastră, peste aceasta decid administratorii.

Poate raporta o daună și cine nu are aplicația pentru șoferi: un cod QR pe vehicul deschide formularul de raportare în browser, în șapte limbi. Analiza daunelor arată daunele pe vehicul, cauză și lună, costurile în funcție de cine le suportă și rata daunei raportată la prima de asigurare, cu semnalarea situațiilor în care daunele se acumulează. Astfel justificați măsuri precum instruirile și vă pregătiți pentru discuția cu asigurătorul dumneavoastră.

Facturi primite cu control automat

Încărcați facturi de atelier, anvelope, carburant și leasing ca PDF sau fotografie, facturile electronice ca XRechnung sau ZUGFeRD. FleetCred citește datele: la facturile electronice din XML, altfel din textul PDF sau prin recunoașterea textului. La ZUGFeRD, FleetCred compară vizualizarea PDF cu XML-ul, deoarece fiscal contează XML-ul. Bonurile de alimentare, încărcare și parcare le fotografiază angajații în aplicația pentru șoferi.

Fiecare factură este verificată: totaluri și TVA, mențiuni obligatorii, facturi duble, datele bancare comparativ cu facturile anterioare ale furnizorului, dacă carburantul sau curentul de încărcare se potrivesc cu tipul de propulsie al vehiculului, kilometrajul și, în caz de daună, aprobarea reparației. Dacă ceva nu se potrivește, responsabilii primesc un e-mail.

Numărul de înmatriculare de pe factură o atribuie vehiculului. Aprobarea are două etape: mai întâi un verificator confirmă că prestația este corectă în fond. Apoi factura este verificată aritmetic, contată pe cont, centru de cost și creditor și aprobată pentru înregistrare – de verificatori până la o sumă stabilită de dvs., la cerere după principiul celor patru ochi. Contabilitatea primește un lot de înregistrări DATEV cu documentele, un fișier Excel sau CSV ori factura cu fișa de contare prin e-mail.

Analiza costurilor arată costurile de atelier, energie și fixe pe vehicul, costul pe kilometru, consumul și comparația tipurilor de propulsie.

Nu aveți timp pentru verificare? Cu serviciul de verificare a facturilor, furnizorii dumneavoastră trimit facturile la o adresă de e-mail dedicată, iar echipa noastră le verifică și le înregistrează pentru dumneavoastră.

Tip de propulsie, impozitarea mașinii de serviciu și cota GES

Pentru fiecare vehicul indicați tipul de propulsie. Pe baza lui, FleetCred arată cota pentru utilizarea privată a mașinii de serviciu după regula de 1 %: 1 % pentru motoarele cu ardere, 0,5 % pentru hibridele plug-in care îndeplinesc cerințele de emisii de CO2 sau de autonomie electrică, 0,25 % pentru mașinile electrice până la o limită de preț care depinde de data achiziției. Se adaugă scutirea de impozit auto pentru mașinile electrice și cota GES: FleetCred vă amintește de cerere înainte de 15 noiembrie și ține evidența stării și a sumei pe vehicul și an.

Informațiile despre impozite și cota GES sunt orientative, conform situației din noiembrie 2026. Decisiv este calculul făcut de departamentul de salarizare și de consultantul fiscal.

Car Policy pentru mașinile de serviciu

Pentru autovehiculele de serviciu creați o politică auto (regulament privind autovehiculele de serviciu). FleetCred oferă un model pe care îl adaptați și îl aprobați. Ce se aplică fiecărui vehicul în parte se află în anexa de la angajat: utilizare privată, regula de 1 % sau registru de bord, contribuție proprie, card de combustibil, deplasări ale membrilor familiei și în străinătate, franșiză și alte convenții. Autovehiculul de serviciu îl legați cu o bifă la vehicul sau la angajat.

Angajatul citește politica auto în aplicația pentru șoferi și semnează cu degetul. Rezultă un PDF cu semnătură, moment și sumă de control, pe care îl poate vedea oricând în aplicație și pe care îl descărcați de la angajat. Dacă aprobați o versiune nouă sau modificați anexa, FleetCred solicită o nouă semnătură. Prezentarea generală arată cine a semnat și cine nu încă.

Configurare și preț

Listele de vehicule existente le preluați prin Excel, cu previzualizare înainte de salvare. Coloane precum „Kfz-Kennzeichen”, „TÜV”, „zGM” sau „UVV” sunt recunoscute, iar prin numerele de personal alocați imediat șoferii. Verificatorii cu centre de cost văd doar vehiculele lor, totul poate fi exportat în Excel.

Pachetul suplimentar se taxează pe vehicul activ și pe lună, în funcție de numărul maxim din lună. Vehiculele radiate sau vândute le dezactivați; ele rămân cu istoricul lor și nu sunt taxate. Solicitați o ofertă

Toate funcțiile