Транспортные средства, сроки проверок и закрепление водителей

Какие сроки контролирует FleetCred

Напоминание получает руководитель автопарка, по умолчанию за 60, 30, 14 и 7 дн. Для этого отправляется не более одного письма в день со всеми транспортными средствами, и каждый ответственный получает только транспортные средства своих центров затрат. Просроченные сроки, кроме того, отображаются в обзоре и в недельном обзоре.

Предложения соответствуют обычным случаям. Особые случаи, такие как такси, арендованные автомобили без водителя или машины скорой помощи, имеют собственные сроки. Следующую дату можно внести вручную при каждой проверке.

Может ли этот водитель управлять этим транспортным средством?

По типу транспортного средства, разрешённой полной массе, числу пассажирских мест и максимальной скорости FleetCred определяет необходимую категорию: B до 3,5 т, C1 до 7,5 т, выше — C. С прицепом свыше 750 кг это превращается в BE, C1E или CE, для седельного тягача нужна CE. Автобусам до 16 пассажирских мест и длиной до 8 м требуется D1, более крупным — D. Для тракторов и рабочих машин в сельском и лесном хозяйстве в зависимости от скорости действуют категории L или T. Включения по § 6 FeV учитываются, например CE включает T.

Для каждого закреплённого водителя FleetCred проверяет категорию с датой окончания её действия и действительность карточки водительского удостоверения. Для категорий грузовых автомобилей и автобусов добавляется удостоверение профессиональной квалификации, для транспортных средств с опасными грузами — свидетельство ADR, а для транспортных средств с цифровым тахографом — карта водителя. Если чего-то не хватает, вы увидите это у транспортного средства и у водителя. Когда водитель открывает проверку перед выездом, он получает уведомление, а вы получаете письмо.

Необходимую категорию можно задать для каждого транспортного средства вручную. Это нужно, например, для фургонов с альтернативным приводом до 4,25 т, которыми при определённых условиях по § 6 абз. 3b FeV разрешено управлять с категорией B. Для транспортных средств, на которые распространяется исключение из BKrFQG, отключите проверку удостоверения профессиональной квалификации.

Проверка перед выездом и сообщение о повреждении

В приложении для водителей водитель перед поездкой проверяет свой автомобиль по чек-листу, подходящему для данного транспортного средства, и сообщает о неисправностях и повреждениях с фотографиями. Как это происходит, описано в разделе «Проверка перед выездом в приложении».

Управление убытками

Каждому повреждению присваивается номер убытка и заводится дело: сообщение с фотографиями и схемой ДТП, другой участник ДТП и свидетели, причина, вина и урегулирование, документы, например заключение эксперта, смета на ремонт и счёт, все расходы с указанием, кто их несёт, и история. Заявление о страховом случае для страховой компании формируется в PDF.

Страховую компанию, эксперта-оценщика и мастерскую вы подключаете по личной ссылке, без учётной записи: они видят только то, что вы им откроете, загружают заключение эксперта, смету на ремонт и счёт и сообщают о ходе дела. Когда мастерская загружает смету, начинается согласование ремонта: проверяющие согласовывают ремонт в пределах заданной вами суммы, свыше неё решение принимают администраторы.

Сообщить о повреждении может и тот, у кого нет приложения для водителей: QR-код на транспортном средстве открывает форму сообщения в браузере, на семи языках. Анализ повреждений показывает повреждения по транспортным средствам, причинам и месяцам, расходы — по тому, кто их несёт, и убыточность по отношению к страховой премии, с подсказками, где повреждения случаются чаще. Так вы обосновываете такие меры, как инструктажи, и приходите на разговор со страховщиком подготовленными.

Входящие счета с автоматической проверкой

Счета из мастерской, за шины, топливо и лизинг вы загружаете как PDF или фото, электронные счета — как XRechnung или ZUGFeRD. FleetCred считывает данные: у электронных счетов из XML, иначе из текста PDF или с помощью распознавания текста. Для ZUGFeRD FleetCred сравнивает PDF-вид с XML, ведь для налогов решающим является XML. Чеки за заправку, зарядку и парковку ваши сотрудники фотографируют в приложении водителя.

Каждый счёт проверяется: суммы и налог, обязательные реквизиты, дубликаты, банковские реквизиты в сравнении с прежними счетами поставщика, соответствует ли топливо или электроэнергия типу привода автомобиля, пробег, а при повреждении — согласование ремонта. Если что-то не сходится, ответственные получают e-mail.

Номерной знак на счёте привязывает его к автомобилю. Утверждение проходит в два этапа: сначала проверяющий подтверждает, что услуга оказана и верна по существу. Затем счёт проверяют арифметически, относят на счёт учёта, место возникновения затрат и кредитора и утверждают к проводке — проверяющие до суммы, которую вы задаёте, по желанию по принципу четырёх глаз. Бухгалтерия получает пакет проводок DATEV с документами, файл Excel или CSV либо счёт с листом разноски по электронной почте.

Анализ затрат показывает затраты на мастерскую, энергию и постоянные затраты по каждому автомобилю, стоимость километра, расход и сравнение типов привода.

Нет времени на проверку? С сервисом проверки счетов ваши поставщики отправляют счета на отдельный адрес электронной почты, а наша команда проверяет и учитывает их за вас.

Тип привода, налогообложение служебного автомобиля и квота THG

Для каждого автомобиля вы указываете тип привода. На этой основе FleetCred показывает ставку за частное использование служебного автомобиля по правилу 1 %: 1 % для двигателей внутреннего сгорания, 0,5 % для подключаемых гибридов, отвечающих требованиям по выбросам CO2 или запасу хода на электричестве, 0,25 % для электромобилей до ценового предела, который зависит от даты приобретения. Кроме того, освобождение электромобилей от транспортного налога и квота THG: FleetCred напоминает о заявке до 15 ноября и фиксирует статус и сумму по каждому автомобилю и году.

Сведения о налогах и квоте THG носят ориентировочный характер по состоянию на ноябрь 2026. Окончательным является расчёт отдела заработной платы и налогового консультанта.

Car Policy для служебных автомобилей

Для служебных автомобилей вы создаёте Car Policy (положение о служебных автомобилях). FleetCred предлагает образец, который вы адаптируете и утверждаете. Что действует для конкретного транспортного средства, указано в приложении у сотрудника: личное использование, правило 1 % или журнал поездок, доплата, топливная карта, поездки родственников и за границу, самоучастие и прочие договорённости. Служебный автомобиль вы связываете с помощью флажка в транспортном средстве или у сотрудника.

Сотрудник читает Car Policy в приложении для водителей и подписывает её пальцем. В результате создаётся PDF с подписью, временем и контрольной суммой, который он в любой момент может просмотреть в приложении и который вы скачиваете у сотрудника. Если вы утверждаете новую редакцию или изменяете приложение, FleetCred запрашивает новую подпись. Обзор показывает, кто подписал, а кто ещё нет.

Настройка и цена

Имеющиеся списки транспортных средств вы загружаете через Excel, с предварительным просмотром перед сохранением. Столбцы вроде «Kfz-Kennzeichen», «TÜV», «zGM» или «UVV» распознаются, а по табельным номерам вы сразу закрепляете водителей. Проверяющие с центром затрат видят только свои транспортные средства, всё можно экспортировать в Excel.

Дополнительный пакет оплачивается за активное транспортное средство в месяц, по максимальному числу за месяц. Снятые с регистрации или проданные транспортные средства вы деактивируете; они остаются с историей и не оплачиваются. Запросить предложение

Все функции