Транспортні засоби, терміни перевірок і призначення водіїв

Які терміни контролює FleetCred

Нагадування отримує керівник автопарку; за замовчуванням за 60, 30, 14 і 7 днів. При цьому надсилається щонайбільше один лист на день з усіма транспортними засобами, а кожен відповідальний отримує лише транспортні засоби своїх центрів витрат. Прострочені терміни також відображаються в огляді та в тижневому огляді.

Пропозиції відповідають типовим випадкам. Особливі випадки, як-от таксі, орендовані авто без водія чи автомобілі швидкої допомоги, мають власні терміни. Наступну дату ви можете внести вручну під час кожної перевірки.

Чи може цей водій керувати цим транспортним засобом?

З виду транспортного засобу, допустимої повної маси, кількості пасажирських місць і максимальної швидкості FleetCred визначає потрібну категорію: B до 3,5 т, C1 до 7,5 т, понад це — C. З причепом понад 750 кг це стає BE, C1E або CE, сідловий тягач потребує CE. Автобуси до 16 пасажирських місць і довжиною 8 м потребують D1, більші — D. Для тракторів і робочих машин у сільському та лісовому господарстві залежно від швидкості діють категорії L або T. Враховуються також включення за § 6 FeV, наприклад CE включає T.

Для кожного призначеного водія FleetCred перевіряє категорію з датою закінчення її дії та чи ще дійсна картка посвідчення водія. Для вантажних і автобусних категорій додається посвідчення професійної кваліфікації, для транспортних засобів з небезпечними вантажами — свідоцтво ADR, а для транспортних засобів із цифровим тахографом — картка водія. Якщо чогось бракує, ви бачите це біля транспортного засобу та біля водія. Коли водій відкриває перевірку перед виїздом, він отримує повідомлення, а ви — лист електронною поштою.

Потрібну категорію можна задати вручну для кожного транспортного засобу. Це потрібно, наприклад, для фургонів з альтернативним приводом до 4,25 т, якими за певних умов дозволено керувати з категорією B згідно з § 6 абз. 3b FeV. Для транспортних засобів, на які поширюється виняток із Закону про кваліфікацію професійних водіїв, ви вимикаєте перевірку посвідчення професійної кваліфікації.

Перевірка перед виїздом і повідомлення про пошкодження

У застосунку для водіїв водій перед поїздкою перевіряє свій транспортний засіб за контрольним списком, що відповідає транспортному засобу, і повідомляє про несправності та пошкодження з фотографіями. Як це відбувається, описано в розділі Перевірка перед виїздом у застосунку.

Управління збитками

Кожне пошкодження отримує номер збитку та справу: повідомлення з фото та схемою ДТП, інший учасник ДТП і свідки, причина, вина та врегулювання, документи, як-от висновок експерта, кошторис ремонту й рахунок, усі витрати із зазначенням, хто їх несе, та історія. Заява до страхової компанії про страховий випадок формується у форматі PDF.

Страхову компанію, експерта-оцінювача та автосервіс ви підключаєте через особисте посилання, без облікового запису: вони бачать лише те, що ви їм відкриєте, завантажують висновок експерта, кошторис ремонту й рахунок і повідомляють про стан справи. Коли автосервіс завантажує кошторис, починається погодження ремонту: перевіряючі погоджують ремонт у межах суми, яку встановлюєте ви, понад цю суму рішення ухвалюють адміністратори.

Повідомити про пошкодження може й той, хто не має застосунку для водіїв: QR-код на транспортному засобі відкриває форму повідомлення в браузері, сімома мовами. Аналіз пошкоджень показує пошкодження за транспортними засобами, причинами та місяцями, витрати — за тим, хто їх несе, а також коефіцієнт збитковості відносно страхової премії, з підказками, де пошкодження трапляються частіше. Так ви обґрунтовуєте заходи, як-от інструктажі, і йдете на розмову зі своїм страховиком підготовленими.

Вхідні рахунки з автоматичною перевіркою

Рахунки з майстерні, за шини, пальне й лізинг ви завантажуєте як PDF або фото, е-рахунки як XRechnung або ZUGFeRD. FleetCred зчитує дані: з е-рахунків з XML, в інших випадках з тексту PDF або розпізнаванням тексту. Для ZUGFeRD FleetCred порівнює PDF-вигляд з XML, адже для податків визначальним є XML. Чеки за заправку, зарядку й паркування ваші працівники фотографують у застосунку водія.

Кожен рахунок перевіряється: суми й податок, обов'язкові дані, дублікати, банківські реквізити порівняно з попередніми рахунками постачальника, чи пальне або електроенергія відповідають типу приводу автомобіля, пробіг, а у випадку шкоди — дозвіл на ремонт. Якщо щось не сходиться, відповідальні отримують e-mail.

Номерний знак на рахунку прив'язує його до автомобіля. Затвердження має два етапи: спершу перевіряльник підтверджує, що послугу надано й вона правильна по суті. Потім рахунок перевіряють арифметично, розносять на рахунок обліку, центр витрат і кредитора та затверджують до проведення — перевіряльники до суми, яку ви встановлюєте, за бажанням за принципом чотирьох очей. Бухгалтерія отримує пакет проведень DATEV з документами, файл Excel або CSV чи рахунок з аркушем рознесення електронною поштою.

Аналіз витрат показує витрати на майстерню, енергію та постійні витрати для кожного автомобіля, вартість кілометра, витрату й порівняння типів приводу.

Немає часу на перевірку? З послугою перевірки рахунків ваші постачальники надсилають рахунки на окрему адресу електронної пошти, а наша команда перевіряє та вносить їх за вас.

Тип приводу, оподаткування службового авто та квота THG

Для кожного автомобіля ви вказуєте тип приводу. На цій основі FleetCred показує ставку за приватне використання службового авто за правилом 1 %: 1 % для двигунів внутрішнього згоряння, 0,5 % для плагін-гібридів, що відповідають вимогам щодо викидів CO2 або запасу ходу на електриці, 0,25 % для електромобілів до межі ціни, яка залежить від дати придбання. До цього додаються звільнення електромобілів від транспортного податку та квота THG: FleetCred нагадує про заявку до 15 листопада й фіксує статус і суму для кожного автомобіля та року.

Відомості про податки й квоту THG є орієнтиром станом на листопад 2026. Остаточним є розрахунок відділу заробітної плати та податкового консультанта.

Car Policy для службових автомобілів

Для службових автомобілів ви створюєте Car Policy (правила користування службовим авто). FleetCred надає зразок, який ви адаптуєте та затверджуєте. Те, що стосується окремого транспортного засобу, зазначено в додатку біля співробітника: приватне використання, правило 1 % або журнал поїздок, доплата, паливна картка, поїздки родичів і за кордон, самостійна участь у відшкодуванні та інші домовленості. Службовий автомобіль ви пов’язуєте позначкою в транспортному засобі або біля співробітника.

Співробітник читає Car Policy в застосунку для водіїв і підписує пальцем. Створюється PDF з підписом, часом і контрольною сумою, який він може переглянути в застосунку будь-коли, а ви завантажуєте в картці співробітника. Якщо ви затверджуєте нову редакцію або змінюєте додаток, FleetCred запитує новий підпис. В огляді видно, хто підписав, а хто ще ні.

Налаштування та ціна

Наявні списки транспортних засобів ви переносите з Excel із попереднім переглядом перед збереженням. Стовпці на кшталт «Kfz-Kennzeichen», «TÜV», «zGM» чи «UVV» розпізнаються, а за особовими номерами ви одразу призначаєте водіїв. Перевіряючі з центром витрат бачать лише свої транспортні засоби, усе можна експортувати в Excel.

Додатковий пакет оплачується за кожен активний транспортний засіб на місяць за максимальною кількістю в місяці. Зняті з реєстрації або продані транспортні засоби ви деактивуєте; вони залишаються з історією та не оплачуються. Запросити пропозицію

Усі функції