Pojazdy, terminy przeglądów i przypisanie kierowców

Jakie terminy monitoruje FleetCred

Przypomnienie otrzymuje osoba zarządzająca flotą, domyślnie 60, 30, 14 i 7 dni wcześniej. Wysyłany jest najwyżej jeden e-mail dziennie ze wszystkimi pojazdami, a każda osoba odpowiedzialna otrzymuje tylko pojazdy ze swoich centrów kosztów. Przeterminowane terminy widoczne są ponadto w zestawieniu i w zestawieniu tygodniowym.

Propozycje odpowiadają przypadkom standardowym. Przypadki szczególne, takie jak taksówki, wynajmowane pojazdy bez kierowcy czy karetki, mają własne terminy. Następny termin mogą Państwo wpisać ręcznie przy każdym przeglądzie.

Czy ten kierowca może prowadzić ten pojazd?

Na podstawie rodzaju pojazdu, dopuszczalnej masy całkowitej, liczby miejsc dla pasażerów i prędkości maksymalnej FleetCred ustala wymaganą kategorię: B do 3,5 t, C1 do 7,5 t, powyżej C. Z przyczepą powyżej 750 kg wymagane jest odpowiednio BE, C1E lub CE, a zestaw siodłowy wymaga CE. Autobusy do 16 miejsc dla pasażerów i 8 m długości wymagają D1, większe D. Dla ciągników i maszyn roboczych w rolnictwie i leśnictwie obowiązują w zależności od prędkości kategorie L lub T. Uwzględniane są także uprawnienia wynikające z § 6 FeV, na przykład CE obejmuje T.

Dla każdego przypisanego kierowcy FleetCred sprawdza kategorię wraz z datą ważności oraz to, czy karta prawa jazdy jest jeszcze ważna. W przypadku kategorii ciężarowych i autobusowych dochodzi świadectwo kwalifikacji zawodowej, w przypadku pojazdów do przewozu towarów niebezpiecznych zaświadczenie ADR, a w przypadku pojazdów z cyfrowym tachografem karta kierowcy. Jeśli czegoś brakuje, widzą to Państwo przy pojeździe i przy kierowcy. Gdy kierowca otwiera kontrolę przed wyjazdem, otrzymuje ostrzeżenie, a Państwo e-mail.

Wymaganą kategorię można ustawić ręcznie dla każdego pojazdu. Jest to potrzebne na przykład dla samochodów dostawczych z napędem alternatywnym do 4,25 t, które zgodnie z § 6 ust. 3b FeV mogą być w określonych warunkach prowadzone z kategorią B. Dla pojazdów, do których stosuje się wyjątek od ustawy o kwalifikacji zawodowych kierowców (Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz), wyłączają Państwo sprawdzanie świadectwa kwalifikacji zawodowej.

Kontrola przed wyjazdem i zgłaszanie szkód

W aplikacji dla kierowców kierowca sprawdza swój pojazd przed jazdą według listy kontrolnej dopasowanej do pojazdu i zgłasza usterki i szkody ze zdjęciami. Jak to przebiega, opisano w artykule Kontrola przed wyjazdem w aplikacji.

Zarządzanie szkodami

Każda szkoda otrzymuje numer szkody i akta: zgłoszenie ze zdjęciami i szkicem wypadku, druga strona zdarzenia i świadkowie, przyczyna, wina i likwidacja szkody, dokumenty takie jak ekspertyza, kosztorys i faktura, wszystkie koszty z informacją, kto je ponosi, oraz historia. Zawiadomienie o szkodzie dla ubezpieczyciela jest tworzone jako PDF.

Ubezpieczyciela, rzeczoznawcę i warsztat włączają Państwo do sprawy przez osobisty link, bez konta: widzą oni tylko to, co Państwo udostępnią, przesyłają ekspertyzę, kosztorys i fakturę oraz informują o stanie sprawy. Gdy warsztat prześle kosztorys, rozpoczyna się zatwierdzanie naprawy: osoby kontrolujące zatwierdzają do kwoty ustalonej przez Państwa, powyżej niej decydują administratorzy.

Szkodę może zgłosić także osoba bez aplikacji dla kierowców: kod QR na pojeździe otwiera formularz zgłoszenia w przeglądarce, w siedmiu językach. Analiza szkód pokazuje szkody według pojazdu, przyczyny i miesiąca, koszty według tego, kto je ponosi, oraz szkodowość w stosunku do składki ubezpieczeniowej, ze wskazaniem, gdzie szkody się kumulują. Dzięki temu uzasadniają Państwo działania takie jak szkolenia i przystępują do rozmowy z ubezpieczycielem dobrze przygotowani.

Faktury przychodzące z automatyczną kontrolą

Faktury z warsztatu, za opony, paliwo i leasing przesyłasz jako PDF lub zdjęcie, e-faktury jako XRechnung lub ZUGFeRD. FleetCred odczytuje dane: z e-faktur z XML, w pozostałych przypadkach z tekstu PDF lub przez rozpoznawanie tekstu. Przy ZUGFeRD FleetCred porównuje widok PDF z XML, bo podatkowo wiążący jest XML. Paragony za tankowanie, ładowanie i parking pracownicy fotografują w aplikacji kierowcy.

Każda faktura jest sprawdzana: sumy i podatek, obowiązkowe dane, duplikaty, dane bankowe w porównaniu z wcześniejszymi fakturami dostawcy, czy paliwo lub prąd pasują do napędu pojazdu, stan licznika, a przy szkodzie zgoda na naprawę. Gdy coś się nie zgadza, osoby odpowiedzialne dostają e-mail.

Numer rejestracyjny na fakturze przypisuje ją do pojazdu. Zatwierdzanie ma dwa etapy: najpierw kontroler potwierdza, że usługa jest merytorycznie poprawna. Potem faktura jest sprawdzana rachunkowo, dekretowana na konto, miejsce powstawania kosztów i wierzyciela oraz zatwierdzana do zaksięgowania – przez kontrolerów do kwoty, którą ustalasz, na życzenie według zasady czterech oczu. Księgowość otrzymuje paczkę księgowań DATEV z dokumentami, plik Excel lub CSV albo fakturę z arkuszem dekretacji e-mailem.

Analiza kosztów pokazuje koszty warsztatu, energii i stałe dla każdego pojazdu, koszt na kilometr, zużycie i porównanie rodzajów napędu.

Brak czasu na weryfikację? Dzięki usłudze weryfikacji faktur Państwa dostawcy wysyłają faktury na osobny adres e-mail, a nasz zespół sprawdza je i rejestruje za Państwa.

Napęd, opodatkowanie samochodu służbowego i kwota THG

Dla każdego pojazdu podajesz rodzaj napędu. Na tej podstawie FleetCred pokazuje stawkę za prywatne użytkowanie samochodu służbowego według reguły 1 %: 1 % dla silników spalinowych, 0,5 % dla hybryd plug-in spełniających wymogi emisji CO2 lub zasięgu elektrycznego, 0,25 % dla samochodów elektrycznych do limitu ceny zależnego od daty zakupu. Do tego dochodzi zwolnienie z podatku od pojazdów dla aut elektrycznych i kwota THG: FleetCred przypomina o wniosku przed 15 listopada i zapisuje status oraz kwotę dla każdego pojazdu i roku.

Informacje o podatkach i kwocie THG są orientacyjne, według stanu z listopada 2026. Wiążące jest rozliczenie przez dział płac i doradcę podatkowego.

Car Policy dla samochodów służbowych

Dla samochodów służbowych tworzą Państwo politykę samochodową (regulamin samochodów służbowych). FleetCred dostarcza wzór, który Państwo dostosowują i zatwierdzają. To, co dotyczy konkretnego pojazdu, znajduje się w załączniku przy pracowniku: użytek prywatny, rozliczenie ryczałtowe 1 % lub książka jazd, dopłata, karta paliwowa, jazdy członków rodziny i za granicę, udział własny i inne ustalenia. Samochód służbowy łączą Państwo z pracownikiem lub pojazdem jednym zaznaczeniem.

Pracownik czyta politykę samochodową w aplikacji dla kierowców i podpisuje ją palcem. Powstaje z tego plik PDF z podpisem, czasem i sumą kontrolną, który pracownik może w każdej chwili obejrzeć w aplikacji, a Państwo pobrać przy pracowniku. Gdy zatwierdzą Państwo nową wersję lub zmienią załącznik, FleetCred zażąda nowego podpisu. Zestawienie pokazuje, kto podpisał, a kto jeszcze nie.

Konfiguracja i cena

Istniejące listy pojazdów wczytują Państwo z Excela, z podglądem przed zapisaniem. Kolumny takie jak „Kfz-Kennzeichen” (numer rejestracyjny), „TÜV”, „zGM” (dopuszczalna masa całkowita) lub „UVV” są rozpoznawane, a po numerach ewidencyjnych pracowników od razu przypisują Państwo kierowców. Osoby kontrolujące z przypisanym centrum kosztów widzą tylko swoje pojazdy, wszystko można wyeksportować do Excela.

Pakiet dodatkowy jest rozliczany za aktywny pojazd miesięcznie, według maksymalnej liczby w miesiącu. Wyrejestrowane lub sprzedane pojazdy dezaktywują Państwo; pozostają one w systemie wraz z historią i nie są rozliczane. Zapytaj o ofertę

Wszystkie funkcje