Często zadawane pytania

FleetCred to oprogramowanie z Niemiec dla kierowców i floty. W rdzeniu kierowcy fotografują smartfonem prawo jazdy, zaświadczenie ADR, świadectwo kwalifikacji zawodowej i kartę kierowcy, FleetCred porównuje dane z Państwa danymi podstawowymi, przypomina o terminach i tworzy zaplombowany protokół z każdej kontroli. Działa w przeglądarce, bez instalacji.

Tak. Jako pakiety dodatkowe dostępne są pojazdy i przyczepy z terminami przeglądów oraz kontrola przed wyjazdem, grafik pracy z pojazdem ciągnącym i przyczepą, urlopy i nieobecności, ewidencja czasu pracy, szkolenie BHP kierowców w formie wideo z Państwa materiału, zapytania do właściciela pojazdu, pobieranie danych z tachografu, dla firm rzemieślniczych zlecenia i raporty oraz wystawianie faktur jako e-faktury. Na życzenie nasz zespół w ramach usługi weryfikacji faktur sprawdza wszystkie faktury dotyczące Państwa floty. W zakresie podstawowym, bez pakietów dodatkowych, wliczone są szkolenie okresowe FQN w modułach i dane kadrowe. Wszystko działa w tej samej aplikacji dla kierowców.

Dla firm, które udostępniają pracownikom pojazdy: firm kurierskich i paczkowych z samochodami dostawczymi, firm spedycyjnych, firm autobusowych, usług rolniczych i rolnictwa, budownictwa i rzemiosła, firm zajmujących się odpadami i gmin oraz firm z samochodami służbowymi i pojazdami z puli. FleetCred jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorstw, a nie do konsumentów.

Tak, w pakiecie dodatkowym Pojazdy: HU, przegląd bezpieczeństwa, przegląd UVV, tachograf, przegląd serwisowy i koniec leasingu z przypomnieniem i propozycją kolejnego terminu. Dochodzi przypisanie kierowców ze sprawdzeniem kategorii prawa jazdy oraz kontrola przed wyjazdem i zgłaszanie szkód w aplikacji dla kierowców. Więcej w sekcjach Pojazdy i terminy oraz Kontrola przed wyjazdem w aplikacji.

Prawo jazdy z kategoriami i kodami, zaświadczenie ADR, świadectwo kwalifikacji zawodowej lub kod 95 oraz kartę kierowcy. Dla każdego kierowcy określają Państwo, jakich dokumentów potrzebuje.

Wystarczy smartfon z aparatem i aktualną przeglądarką, aplikacja ze sklepu nie jest potrzebna. Kierowców bez smartfona kontrolują Państwo na miejscu na tablecie lub komputerze w dyspozytorni.

Tak, po niemiecku, angielsku, polsku, rumuńsku, turecku, ukraińsku i rosyjsku. Język ustawiają Państwo dla każdego kierowcy, a kierowca może go sam zmienić w aplikacji. E-maile, SMS-y i powiadomienia push przychodzą w tym samym języku, WhatsApp korzysta z zatwierdzonych niemieckich szablonów. Administracja i protokoły kontroli pozostają po niemiecku.

Tak. Kierowca w aplikacji Samsara Driver dotyka kafelka FleetCred i wpisuje swój numer kadrowy. Link wejściowy przychodzi jako wiadomość Samsara, widoczna tylko dla zalogowanego kierowcy. Sesja kończy się po wylogowaniu lub po 60 minutach bezczynności, dla kolejnego kierowcy na tym samym tablecie nic nie pozostaje otwarte.

Nie. Każdy kierowca otrzymuje osobisty link e-mailem, SMS-em, przez WhatsApp lub push. Link pokazuje tylko jego własne dokumenty i można go w każdej chwili zablokować i wystawić na nowo.

Nieostre zdjęcia, niewłaściwy dokument lub cudze nazwisko zostają zauważone od razu, a kierowca jest proszony o nowe zdjęcie. Jeśli nazwisko trzy razy się nie zgadza, kontrola zostaje zablokowana, a kierowca pokazuje oryginał przełożonemu. To, czego rozpoznawanie tekstu nie potrafi odczytać z pewnością, trafia do Państwa do zatwierdzenia.

Tak. W „Moich dokumentach” kierowca widzi, co wkrótce traci ważność, i sam fotografuje nowy dokument. Nowe daty ważności oraz, w przypadku nowego prawa jazdy, nowy numer FleetCred przejmuje dopiero po Państwa zatwierdzeniu.

Tylko jeśli Państwo tego chcą. Domyślnie każdą kontrolę zatwierdza osoba uprawniona. Na życzenie zdjęcia wykonane na żywo, w których wszystkie dane jednoznacznie się zgadzają, są potwierdzane automatycznie. Odrzucenie zawsze rozstrzyga człowiek.

FleetCred sprawdza wiarygodność: porównanie z Państwa danymi podstawowymi, ostrość, rewers i to, czy hologram przy przechylaniu mieni się kolorami. Pozwala to zazwyczaj wykryć kopie i zdjęcia z ekranu, ale nie jest dowodem autentyczności. W razie sygnału decyduje człowiek.

Każda kontrola otrzymuje protokół w PDF z datą, wynikiem, zdjęciem i osobą kontrolującą. W momencie decyzji jest plombowany znacznikiem czasu i sumą kontrolną i można go sprawdzić pod kątem autentyczności za pomocą kodu QR. Do tego dziennik aktywności z eksportem do Excela i PDF.

Tak. Kierowca przed rozpoczęciem każdej zmiany roboczej sprawdza, czy działają urządzenia sterownicze i bezpieczeństwa (§ 36 przepisu DGUV 70), a w ruchu drogowym odpowiada za prawidłowy stan pojazdu i ładunku (§ 23 StVO). Pracodawca dba o to, aby kontrola się odbywała, i nie może dopuścić do jazdy pojazdem, o którego usterce wie lub powinien wiedzieć. Więcej w sekcji Kontrola przed wyjazdem: obowiązek, lista kontrolna i dokumentacja.

Określona forma nie jest przepisana. Dokument z pojazdem, kierowcą, czasem i wynikiem pokazuje jednak, że kontrola jest zorganizowana. W FleetCred każda kontrola przed wyjazdem z czasem znajduje się przy pojeździe, a usterki trafiają od razu e-mailem do kierownictwa floty.

Ciężarówki do 3,5 t co 24 miesięcy, powyżej co 12 miesięcy na HU. Powyżej 7,5 t między dwoma przeglądami technicznymi dochodzi przegląd bezpieczeństwa, w nowych pojazdach dopiero po 36 miesiącach (do 12 t) lub 24 miesiącach (powyżej 12 t). Pełna tabela znajduje się w sekcji Terminy przeglądów pojazdów firmowych.

W razie potrzeby, co najmniej jednak raz w roku, przez osobę uprawnioną (§ 57 przepisu DGUV 70). Nie zastępuje ani HU, ani codziennej kontroli przed wyjazdem. Dzięki pakietowi dodatkowemu Pojazdy FleetCred przypomina o wszystkich tych terminach.

Tak, w pakiecie dodatkowym Pojazdy. Na podstawie masy, liczby miejsc dla pasażerów, jazdy z przyczepą i prędkości maksymalnej FleetCred ustala wymaganą kategorię i porównuje ją z prawem jazdy przypisanego kierowcy, a do tego upływ ważności kategorii ciężarowych, świadectwo kwalifikacji zawodowej, zaświadczenie ADR i kartę kierowcy. Jeśli czegoś brakuje, kierowca widzi komunikat przed kontrolą przed wyjazdem, a administracja otrzymuje e-mail.

Tak, w pakiecie dodatkowym Grafik pracy. Planują Państwo zmiany dla każdego kierowcy z godziną i pojazdem, a FleetCred sprawdza każdą zmianę w zaplanowanym dniu: kategoria, świadectwo kwalifikacji zawodowej, zaświadczenie ADR i karta kierowcy odpowiednie do pojazdu, zaległe kontrole prawa jazdy, czas odpoczynku poniżej 11 godzin i więcej niż 60 godzin w tygodniu. Kierowcy widzą swój grafik w aplikacji dla kierowców.

Tak, w pakiecie dodatkowym Planowanie urlopów i nieobecności. Wgrywają Państwo eksport z ATOSS lub innego systemu ewidencji czasu pracy jako plik Excel lub CSV albo każą wysyłać go codziennie automatycznie na adres importu. Urlopy i nieobecności są wtedy zablokowane w grafiku pracy.

Nie. Okresy choroby widzą tylko administratorzy firmy, i to wyłącznie jako przedział czasu bez informacji o schorzeniu. Kontrolerzy i użytkownicy z dostępem tylko do odczytu widzą „nieobecny”, tak samo wywieszka. FleetCred usuwa okresy choroby najpóźniej po dwunastu miesiącach.

Tak, w pakiecie dodatkowym Ewidencja czasu pracy. Rozpoczęcie pracy, przerwę i zakończenie pracy kierowca rejestruje w aplikacji dla kierowców. Po zarejestrowaniu rozpoczęcia pracy kontrola przed wyjazdem jest obowiązkowa, a dla dni bez jazdy jest opcja „Dziś bez jazdy”. FleetCred zwraca uwagę na zbyt krótkie przerwy, pracę dłuższą niż 10 godzin, zbyt krótki odpoczynek i zapomniane zakończenie rejestracji.

Tak. FleetCred tworzy plik z ewidencją z numerem kadrowym, datą, godziną i rodzajem zapisu, ze skrótami i formatami, które podaje Państwa opiekun ATOSS. Pobierają go Państwo lub każą go odbierać co noc przez adres pobierania. Bez systemu ewidencji czasu pracy dostępne jest miesięczne zestawienie w Excelu.

Tak, z ewidencją czasu pracy i planowaniem urlopów. Tworzą Państwo modele czasu pracy z czasem nominalnym i wymiarem urlopu, FleetCred liczy saldo, konto godzin i zaległy urlop. Pracownicy składają w aplikacji wnioski o urlop, odbiór nadgodzin i nadgodziny, przełożeni ich grupy je zatwierdzają. Na koniec miesiąca zamykają Państwo miesiąc i eksportują wartości do DATEV lub Lexware.

Tylko jeśli Państwo to ustawią, i wtedy co najwyżej przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy, nigdy w trasie. Opcjonalnie rejestrowanie czasu jest możliwe tylko na terenie zakładu. Współrzędne FleetCred usuwa po upływie terminu, domyślnie 90 dni. Jeśli istnieje rada zakładowa, należy ją zaangażować zgodnie z § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG.

Przy zatrudnieniu, przy nowych zadaniach lub pojazdach, a następnie co najmniej raz w roku; szkolenie musi być udokumentowane (§ 12 ArbSchG, § 4 przepisu DGUV nr 1). Dotyczy to każdego samochodu służbowego. Dzięki pakietowi dodatkowemu szkolenie BHP kierowców kierowcy otrzymują szkolenie w aplikacji dla kierowców, FleetCred zleca je w ustalonym cyklu i zapisuje zapieczętowany dowód.

Tak, za pomocą asystenta AI w pakiecie dodatkowym szkolenie BHP kierowców. Wgrywają Państwo plik PDF albo podają tylko temat i hasła, a AI pisze film ze slajdami o długości od dwóch do czterech minut z tekstem lektora i pytaniami sprawdzającymi, tłumaczy go na języki aplikacji dla kierowców i nagrywa głosem AI albo pozwala odczytać go telefonowi kierowcy. Państwo sprawdzają szkic i go zatwierdzają. Kierowcy odpowiadają na pytania dopiero po obejrzeniu filmu, a potem otrzymują zaświadczenie o udziale.

Przy corocznym powtórzeniu jest to dobre rozwiązanie, ponieważ każdy kierowca czyta w swoim języku i odpowiada na pytania sprawdzające. Pierwsze wprowadzenie do obsługi pojazdu oraz tematy, które trzeba pokazać, nadal należą do zajęć na placu. Takie szkolenia stacjonarne wpisują Państwo do FleetCred wraz z osobą szkolącą.

Szybko ustalić, kto prowadził, i odpowiedzieć organowi w terminie. Jeśli nie da się ustalić kierowcy, grozi nakaz prowadzenia książki jazd na podstawie § 31a StVZO, a przy wykroczeniach parkingowych koszty postępowania ponosi właściciel pojazdu (§ 25a StVG). Dzięki pakietowi dodatkowemu ustalenie kierowcy FleetCred proponuje kierowcę na podstawie danych o użyciu pojazdu i pyta go w aplikacji.

Nie. Formularz przesłuchania lub kwestionariusz świadka odsyłają Państwo samodzielnie. FleetCred pomaga znaleźć kierowcę, uzyskuje jego potwierdzenie, przypomina o terminie i odnotowuje, kiedy Państwo wskazali kierowcę.

Dane z karty kierowcy najpóźniej co 28 dni kalendarzowych, a z pamięci masowej tachografu najpóźniej co 90 dni, w obu przypadkach z kopią zapasową (§ 2 ust. 5 FPersV). Należy je przechowywać przez rok od skopiowania. Dzięki pakietowi dodatkowemu pobieranie danych z tachografu FleetCred monitoruje oba terminy, odczytuje pliki i archiwizuje je.

Tak. FleetCred odczytuje pliki .ddd z karty kierowcy i pamięci masowej, także z inteligentnego tachografu, i pokazuje dla każdego dnia prowadzenie pojazdu, inną pracę, gotowość i odpoczynek, kilometry oraz pojazdy. FleetCred nie sprawdza naruszeń czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku; do tego nadal używają Państwo swojego oprogramowania do analizy.

Na potrzeby kontroli zakładu muszą Państwo okazać pobrane dane (§ 4 ust. 3 FPersG), a kierowcy przysługuje kopia danych z jego karty (art. 33 rozporządzenia (UE) 165/2014). W FleetCred wybierają Państwo okres, kierowcę i pojazdy i pobierają plik ZIP z oryginalnymi plikami, zestawieniem, wartościami dziennymi i sumami kontrolnymi. Wydanie danych jest protokołowane z odbiorcą i sygnaturą akt.

Tak, jeśli korzystają Państwo z integracji z Samsara i skonfigurowano zdalne pobieranie. Token wymaga uprawnienia „Read Tachograph (EU)”. Karty kierowców FleetCred pobiera w ustawionym odstępie, domyślnie co siedem dni, a pamięć masową przy każdym pobraniu. Bez Samsara wgrywają Państwo pliki samodzielnie.

Tak, bez pakietu dodatkowego. Dla każdego kierowcy wpisują Państwo odbyte moduły z datą i zaświadczeniem albo kierowca sam zgłasza je w aplikacji ze zdjęciem. FleetCred pokazuje, ilu z pięciu modułów (po siedem godzin lekcyjnych) brakuje w okresie pięciu lat, i przypomina z wyprzedzeniem przed wygaśnięciem świadectwa kwalifikacji zawodowej.

Sprawozdanie z pracy u klienta, na telefonie zamiast na papierze: co zostało zrobione, kto i jak długo był na miejscu, dojazdy i zużyty materiał, z podpisem klienta. Dzięki pakietowi dodatkowemu zlecenia i raporty pracownicy wypełniają go w aplikacji FleetCred, a biuro sprawdza i eksportuje pozycje do faktury.

Tak, w formacie DATANORM 4.0, który większość hurtowni udostępnia w portalu klienta: artykuły, Państwa ceny i grupy rabatowe, także jako ZIP. Poza tym obsługiwane są listy Excel i CSV oraz własne artykuły. DATANORM 5, BMEcat i Open Masterdata nie są wczytywane przez FleetCred.

Tak, dzięki pakietowi dodatkowemu Wystawianie faktur jako e-faktury w formacie ZUGFeRD; klientów z modułu Zlecenia i raporty przejmują Państwo tam jednym kliknięciem. Jeśli pracują Państwo z innym programem do fakturowania, FleetCred dostarcza sprawdzone pozycje z numerem klienta, numerem artykułu, ilością i ceną jako plik Excel lub CSV, a raport jako PDF.

Jest to podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 25 rozporządzenia eIDAS nie wolno odmówić mu skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma formę elektroniczną. FleetCred zapisuje w tym celu nazwisko, czas i urządzenie oraz pieczętuje treść, tak aby późniejsze zmiany były widoczne.

Tak, dzięki pakietowi dodatkowemu Wystawianie faktur. FleetCred tworzy faktury sprzedażowe jako PDF z osadzoną e-fakturą w formacie ZUGFeRD zgodnie z EN 16931, z ciągłą numeracją, kodem GiroCode i wysyłką e-mailem. Płatnościami i przypomnieniami zarządzają Państwo w FleetCred, a dla księgowości eksportują Państwo dane do CSV lub Excela.

Moduł faktur przychodzących w pakiecie dodatkowym Pojazdy automatycznie sprawdza każdą fakturę: sumy, obowiązkowe dane, duplikaty, dane bankowe i paliwo. Dzięki usłudze weryfikacji faktur całą weryfikację przejmuje nasz zespół: Państwa dostawcy wysyłają faktury na osobny adres e-mail, a my je sprawdzamy i rejestrujemy według pojazdu i centrum kosztów.

Stały termin nie wynika dziś z ustawy, przyjęte jest dwa razy w roku. Projekt ustawy z października 2026 ma uczynić regułą kontrolę przed pierwszym udostępnieniem pojazdu, a następnie w razie potrzeby. Cykl ustawiają Państwo w FleetCred samodzielnie. Więcej w poradniku.

Tak, dla właściciela pojazdu. Zgodnie z § 21 StVG odpowiada karnie ten, kto jako właściciel pojazdu poleca lub dopuszcza, aby ktoś prowadził pojazd bez uprawnień, także nieumyślnie. Szczegóły w artykule Kontrola prawa jazdy przez pracodawcę.

Na serwerach w Niemczech. Zdjęcia są zapisane w postaci zaszyfrowanej i usuwane po upływie ustawionego przez Państwa terminu, na życzenie bezpośrednio po podjęciu decyzji. Więcej w sekcji Bezpieczeństwo.

Tak. Umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO stanowi część każdej umowy i jest zawierana na platformie podczas konfiguracji.

Tak. Kolumny są rozpoznawane podczas importu, przed zatwierdzeniem widzą Państwo podgląd. Domyślnie dodawani są tylko nowi pracownicy, istniejące wpisy pozostają bez zmian; na życzenie import aktualizuje także je. Eksport do Excela jest możliwy w każdej chwili.

Import i eksport przez Excel są zawsze w ofercie. Dla Samsara dostępna jest gotowa integracja: FleetCred przejmuje kierowców, pojazdy, stany liczników i logowania do pojazdów, wysyła kontrole jako wiadomość do aplikacji Samsara Driver App i jest tam dostępny jako kafelek. Integrację z Państwa oprogramowaniem kadrowym, płacowym lub do zarządzania flotą oferujemy indywidualnie na życzenie, jako osobną ofertę poza abonamentem.

Cena zależy od liczby Państwa kierowców i wybranych sposobów powiadamiania. Napiszą Państwo do nas i otrzymają ofertę.