Часті запитання

FleetCred – це програмне забезпечення з Німеччини для водіїв і автопарку. Водії фотографують смартфоном посвідчення водія, свідоцтво ADR, посвідчення професійної кваліфікації та картку водія, FleetCred звіряє дані з вашими основними даними, нагадує про терміни й створює запечатаний протокол для кожної перевірки. Працює в браузері, без встановлення.

Так. Як додаткові пакети доступні транспортні засоби й причепи з термінами перевірок і перевіркою перед виїздом, графік змін з тягачем і причепом, відпустки та відсутності, облік робочого часу, щорічний інструктаж водіїв у відеоформаті з вашого матеріалу, запити до власника транспортного засобу, завантаження даних тахографа, для ремісничих підприємств замовлення та звіти про роботу, а також виставлення рахунків у форматі електронного рахунку. За бажанням наша команда в межах послуги перевірки рахунків перевіряє всі рахунки щодо вашого автопарку. Без додаткового пакета включено підвищення кваліфікації для посвідчення професійної кваліфікації (код 95) за модулями та кадрові дані. Усе працює в одному застосунку для водіїв.

Для підприємств, які передають працівникам транспортні засоби: пакетна та кур'єрська доставка з вантажними мікроавтобусами, експедиторські компанії, автобусні компанії, сільськогосподарські підрядники й агросектор, будівництво та ремесла, підприємства з утилізації відходів і комунальні служби, а також фірми зі службовими та пуловими автомобілями. FleetCred призначений виключно для підприємств, а не для споживачів.

Так, з додатковим пакетом «Транспортні засоби»: HU, перевірка безпеки, перевірка UVV, тахограф, технічне обслуговування і завершення лізингу з нагадуванням і пропозицією наступної дати. Додатково – призначення водіїв з перевіркою категорії посвідчення, а також перевірка перед виїздом і повідомлення про пошкодження в застосунку для водіїв. Докладніше: транспортні засоби й терміни та перевірка перед виїздом у застосунку.

Посвідчення водія з категоріями та кодовими номерами, свідоцтво ADR, посвідчення професійної кваліфікації або кодовий номер 95 і картку водія. Для кожного водія ви визначаєте, які документи йому потрібні.

Достатньо смартфона з камерою й сучасним браузером, застосунок із магазину не потрібен. Без смартфона ви проводите перевірку на місці, на планшеті або комп'ютері диспетчерської.

Так, німецькою, англійською, польською, румунською, турецькою, українською та російською. Ви задаєте мову для кожного водія, водій може сам змінити її в застосунку. Електронні листи, SMS і push-повідомлення надходять тією самою мовою, WhatsApp використовує затверджені німецькі шаблони. Адміністрування та протоколи перевірки залишаються німецькою.

Так. Водій у застосунку Samsara Driver торкається плитки FleetCred і вводить свій табельний номер. Посилання для входу надходить як повідомлення Samsara, яке бачить лише авторизований водій. Сеанс завершується після виходу або через 60 хвилин без використання, для наступного водія на тому самому планшеті нічого не залишається відкритим.

Ні. Кожен водій отримує особисте посилання електронною поштою, SMS, у WhatsApp або як push-повідомлення. Посилання показує лише його власні документи, його можна в будь-який момент заблокувати й видати нове.

Нечіткі фото, не той документ або чуже прізвище помітні одразу, водія просять зробити нове фото. Якщо прізвище тричі не збігається, перевірку блокують, а водій показує оригінал своєму керівнику. Те, що розпізнавання тексту не може прочитати впевнено, потрапляє до вас на підтвердження.

Так. У розділі «Мої документи» водій бачить, що незабаром закінчується, і сам фотографує новий документ. Нові дати закінчення і, у випадку нового посвідчення водія, новий номер FleetCred переймає лише після вашого підтвердження.

Лише якщо ви цього хочете. За замовчуванням кожну перевірку підтверджує уповноважена особа. За бажання зйомки наживо, у яких усі дані однозначно збігаються, підтверджуються автоматично. Відмову завжди ухвалює людина.

FleetCred перевіряє правдоподібність: звірку з вашими основними даними, чіткість, зворотний бік і те, чи переливається голограма кольорами під час нахилу. Це зазвичай виявляє копії та фото з екрана, але не є доказом автентичності. У разі підозри рішення ухвалює людина.

Кожна перевірка отримує протокол у форматі PDF з датою, результатом, фото та особою, яка перевіряла. Він запечатується під час ухвалення рішення з позначкою часу та контрольною сумою, і автентичність можна перевірити за QR-кодом. До того ж є журнал дій з експортом в Excel і PDF.

Так. Водій перед початком кожної робочої зміни перевіряє, чи діють органи керування та засоби безпеки (§ 36 DGUV Vorschrift 70), а в дорожньому русі відповідає за належний стан транспортного засобу й вантажу (§ 23 StVO). Роботодавець подбає про те, щоб перевірка відбувалася, і не має права допускати поїздку на транспортному засобі, про недолік якого знає або повинен знати. Докладніше: Перевірка перед виїздом: обов'язок, контрольний список і підтвердження.

Певна форма не встановлена. Проте підтвердження з транспортним засобом, водієм, часом і результатом показує, що перевірка організована. У FleetCred кожна перевірка перед виїздом із часом зберігається біля транспортного засобу, недоліки одразу надходять електронною поштою керівництву автопарку.

Вантажівки до 3,5 т – кожні 24 місяців, понад це – кожні 12 місяців на HU. Понад 7,5 т між двома технічними оглядами додається перевірка безпеки, для нових транспортних засобів лише через 36 місяців (до 12 т) або 24 місяців (понад 12 т). Повну таблицю наведено в розділі Терміни перевірок службових транспортних засобів.

За потреби, але щонайменше раз на рік, кваліфікованою особою (§ 57 DGUV Vorschrift 70). Вона не замінює ні HU, ні щоденну перевірку перед виїздом. З додатковим пакетом «Транспортні засоби» FleetCred нагадує про всі ці терміни.

Так, з додатковим пакетом «Транспортні засоби». За масою, кількістю пасажирських місць, роботою з причепом і максимальною швидкістю FleetCred визначає потрібну категорію й звіряє її з посвідченням призначеного водія, а також із терміном дії категорій вантажівок, посвідченням професійної кваліфікації, свідоцтвом ADR і карткою водія. Якщо чогось бракує, водій перед перевіркою перед виїздом бачить підказку, а адміністрація отримує електронний лист.

Так, з додатковим пакетом «Графік змін». Ви плануєте зміни для кожного водія з часом і транспортним засобом, а FleetCred перевіряє кожну зміну у запланований день: категорію, посвідчення професійної кваліфікації, свідоцтво ADR і картку водія відповідно до транспортного засобу, прострочені перевірки посвідчень водія, час відпочинку менше 11 годин і понад 60 годин на тиждень. Водії бачать свій план у застосунку для водіїв.

Так, з додатковим пакетом «Планування відпусток і відсутностей». Ви завантажуєте експорт з ATOSS чи іншої системи обліку робочого часу як Excel або CSV чи налаштовуєте щоденне автоматичне надсилання на адресу імпорту. Відпустки й відсутності тоді заблоковані в графіку змін.

Ні. Періоди хвороби бачать лише адміністратори компанії, і то лише як проміжок часу без відомостей про захворювання. Контролери та користувачі з доступом лише для читання бачать «відсутній», так само й оголошення. FleetCred видаляє періоди хвороби не пізніше ніж через дванадцять місяців.

Так, з додатковим пакетом «Облік робочого часу». Початок роботи, перерву й завершення роботи водій відмічає в застосунку для водіїв. Після відмітки про початок перевірка перед виїздом є обов'язковою, для днів без поїздок є пункт «Сьогодні без поїздки». FleetCred вказує на надто короткі перерви, понад 10 годин, надто короткий час відпочинку та забуту відмітку про завершення роботи.

Так. FleetCred створює файл проводок із табельним номером, датою, часом і типом проводки, зі скороченнями та форматами, які визначає ваш супровід ATOSS. Ви завантажуєте його або налаштовуєте щоночі отримання через адресу отримання. Без системи обліку робочого часу є місячний звіт в Excel.

Так, з обліком робочого часу і плануванням відпусток. Ви створюєте моделі робочого часу з нормою та правом на відпустку, FleetCred рахує сальдо, рахунок годин і залишок відпустки. Працівники подають у застосунку заяви на відпустку, відгул за переробку та понаднормові, керівники їхньої групи погоджують. Наприкінці місяця ви закриваєте місяць і експортуєте значення для DATEV або Lexware.

Лише якщо ви це налаштуєте, і тоді щонайбільше під час початку та завершення роботи, ніколи в дорозі. За бажання відмітка можлива лише на території підприємства. Координати FleetCred видаляє після певного терміну, за замовчуванням 90 днів. Якщо є виробнича рада, її слід залучити відповідно до § 87 абз. 1 п. 6 BetrVG.

Під час прийому на роботу, при нових завданнях чи нових транспортних засобах, а надалі щонайменше раз на рік; інструктаж необхідно документувати (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Це стосується кожного службового автомобіля. З додатковим пакетом Інструктаж водіїв водії отримують інструктаж у застосунку для водіїв, FleetCred запитує його за графіком і створює запечатане підтвердження.

Так, за допомогою ШІ-асистента в додатковому пакеті Інструктаж водіїв. Ви завантажуєте PDF або вводите лише тему й ключові пункти, ШІ пише відео зі слайдами тривалістю від двох до чотирьох хвилин із текстом диктора та контрольними запитаннями, перекладає його мовами застосунку для водіїв і озвучує голосом ШІ або дозволяє телефону водія прочитати текст уголос. Ви перевіряєте чернетку та затверджуєте її. Водії відповідають на запитання лише після перегляду відео, а потім отримують довідку про участь.

Для щорічного повторення це хороший спосіб, адже кожен водій читає матеріал своєю мовою та відповідає на контрольні запитання. Перший інструктаж щодо транспортного засобу та теми, які потрібно показувати наочно, як і раніше, проводяться на території підприємства. Такі очні інструктажі ви вносите у FleetCred із зазначенням особи, яка проводила інструктаж.

Швидко встановити, хто був за кермом, і вчасно відповісти органу. Якщо водія встановити не вдалося, може бути накладено обов’язок вести журнал поїздок згідно з § 31a StVZO, а у разі порушень правил паркування витрати на провадження сплачує власник (§ 25a StVG). З додатковим пакетом Встановлення водія FleetCred пропонує водія на основі даних про використання та запитує його в застосунку.

Ні. Анкету для пояснень або анкету свідка ви надсилаєте назад самі. FleetCred допомагає знайти водія, отримує його підтвердження, нагадує про термін і фіксує, коли ви повідомили про водія.

Дані картки водія — щонайпізніше кожні 28 календарних днів, а дані накопичувача тахографа — щонайпізніше кожні 90 днів, щоразу з резервною копією (§ 2 абз. 5 FPersV). Їх потрібно зберігати один рік з моменту копіювання. З додатковим пакетом Завантаження даних тахографа FleetCred контролює обидва терміни, зчитує файли та архівує їх.

Так. FleetCred зчитує файли .ddd з картки водія та накопичувача, зокрема зі смарт-тахографа, і показує за кожен день керування, роботу, готовність і відпочинок, кілометри та транспортні засоби. Порушення часу керування та відпочинку FleetCred не перевіряє; для цього й надалі користуйтеся своїм програмним забезпеченням для аналізу.

Під час контролю на підприємстві ви повинні надати завантажені дані (§ 4 абз. 3 FPersG), а водій має право на копію даних зі своєї картки (ст. 33 Регламенту (ЄС) 165/2014). У FleetCred ви обираєте період, водія та транспортні засоби й завантажуєте ZIP-архів з оригінальними файлами, оглядом, добовими значеннями та контрольними сумами. Передача даних протоколюється із зазначенням одержувача та номера справи.

Так, якщо ви користуєтеся інтеграцією із Samsara і налаштовано віддалене завантаження. Токен потребує дозволу «Read Tachograph (EU)». Картки водіїв FleetCred підтягує із заданим інтервалом, за замовчуванням кожні сім днів, накопичувач — під час кожного завантаження. Без Samsara ви завантажуєте файли самі.

Так, без додаткового пакета. Для кожного водія ви вносите пройдені модулі з датою та підтвердженням, або водій сам повідомляє про них із фото в застосунку. FleetCred показує, скількох із п’яти модулів (по сім навчальних годин кожен) бракує в п’ятирічному періоді, і вчасно нагадує перед закінченням строку дії посвідчення професійної кваліфікації.

Робочий звіт про виїзд до клієнта на телефоні замість паперу: що було зроблено, хто і скільки часу там був, поїздки та використані матеріали, з підписом клієнта. З додатковим пакетом Замовлення та звіти співробітники складають його у застосунку FleetCred, а офіс перевіряє та експортує позиції для рахунку.

Так, у форматі DATANORM 4.0, який пропонує більшість оптових постачальників у клієнтському порталі: товари, ваші ціни та групи знижок, також у вигляді ZIP. Окрім того, підтримуються списки Excel і CSV та власні позиції. DATANORM 5, BMEcat і Open Masterdata FleetCred не зчитує.

Так, з додатковим пакетом «Виставлення рахунків» у форматі електронного рахунку ZUGFeRD; клієнтів із пакета «Замовлення та звіти про роботу» ви переносите туди одним кліком. Якщо ви працюєте з іншою програмою для виставлення рахунків, FleetCred надає перевірені позиції з номером клієнта, артикулом, кількістю та ціною у вигляді Excel або CSV, а звіт — у PDF.

Це електронний підпис. Згідно зі ст. 25 Регламенту eIDAS йому не можна відмовляти в юридичній силі лише через те, що він електронний. Для цього FleetCred зберігає ім’я, час і пристрій та запечатує вміст, щоб подальші зміни були помітні.

Так, з додатковим пакетом «Виставлення рахунків». FleetCred створює вихідні рахунки у форматі PDF із вбудованим електронним рахунком ZUGFeRD згідно з EN 16931, з наскрізним номером, GiroCode та надсиланням електронною поштою. Оплатами й нагадуваннями ви керуєте у FleetCred, а для бухгалтерії експортуєте CSV або Excel.

Розділ вхідних рахунків у додатковому пакеті «Транспортні засоби» автоматично перевіряє кожен рахунок: суми, обов’язкові реквізити, дублікати, банківські реквізити та пальне. З послугою перевірки рахунків усю перевірку бере на себе наша команда: ваші постачальники надсилають рахунки на окрему адресу електронної пошти, а ми перевіряємо їх і вносимо за транспортним засобом і центром витрат.

Фіксованого терміну в законі сьогодні немає, зазвичай перевіряють двічі на рік. Законопроєкт від жовтня 2026 має зробити правилом перевірку перед першою передачею транспортного засобу, а надалі – за наявності приводу. Періодичність ви налаштовуєте у FleetCred самостійно. Докладніше в довіднику.

Так, для власника. Згідно з § 21 StVG кримінально відповідальним є власник, який наказує або допускає, щоб транспортним засобом керувала особа без права на керування, зокрема й через необережність. Докладніше в статті Перевірка посвідчення водія роботодавцем.

На серверах у Німеччині. Фотографії зберігаються в зашифрованому вигляді та видаляються після встановленого вами строку, за бажанням — одразу після ухвалення рішення. Докладніше в розділі Безпека.

Так. Договір про обробку даних за дорученням відповідно до ст. 28 GDPR є частиною кожного договору та укладається на платформі під час налаштування.

Так. Стовпці розпізнаються під час імпорту, перед збереженням ви бачите попередній перегляд. За замовчуванням додаються лише нові співробітники, наявні записи залишаються без змін; за бажанням імпорт оновлює й їх. Експорт в Excel можливий будь-коли.

Імпорт та експорт через Excel доступні завжди. Для Samsara є готова інтеграція: FleetCred отримує водіїв, транспортні засоби, показання одометра та входи в автомобіль, надсилає перевірки як повідомлення в Samsara Driver App і доступний там як плитка. Інтеграцію з вашим програмним забезпеченням для кадрів, заробітної плати або іншим програмним забезпеченням для автопарку ми пропонуємо індивідуально, як окрему пропозицію на додачу до користування сервісом.

Ціна залежить від кількості ваших водіїв і бажаних способів сповіщення. Напишіть нам, і ви отримаєте пропозицію.